sisällön esikatselussa tai sisältösivulla.
Digitaalisten rahtikirjojen potentiaali logistiikka-alalle on huomattava. Niiden käyttöönotto voi tehostaa alaa merkittävästi ja lisätä läpinäkyvyyttä kuljetusketjuissa.
Rahtikirjat ovat kuljetusasiakirjoja, jotka toimivat kuljetussopimuksena ja kuljetetun tavaran vastaanottotodistuksena. Kansainvälisissä kuljetuksissa rahtikirjojen käyttö on lain mukaan pakollista.
Kuljetustietojen digitalisoiminen parantaa kaikkien kuljetusketjussa toimivien yritysten tiedonhallintaa ja vähentää dokumenttien käsittelyyn liittyvää manuaalista työtä. Kaikki tämä tehostaa yritysten toimintaa. Sitran muistion mukaan Suomessa luodaan vuosittain arviolta 30 miljoonaa rahtikirjaa ja 100 miljoonaa muuta kuljetukseen liittyvää asiakirjaa. Valtaosa näistä dokumenteista on paperisessa muodossa.
Käsittelykustannuksissa säästöpotentiaalia
Belgiassa tehdyssä tutkimuksessa on arvioitu, että yhden perinteisen rahtikirjan käsittely maksaa 23 euroa, kun taas sen digitaalisen vastineen kustannus on vain 10 euroa per asiakirja. Traficomin mukaan säästöpotentiaali voisi olla vieläkin suurempi: digitaalisen rahtikirjan kustannukseksi jäisi vain 1–2 euroa kappaleelta, jos tiedonsiirto eri järjestelmien välillä olisi automatisoitu. Rahtikirjojen digitalisoimisen potentiaalia voi pitää huomattavana niin Suomen talouden tehostamisen kuin yritysten kilpailukyvyn kannalta.
Rahtikirjojen digitalisoiminen tarjoaa myös muita etuja. Kun kuljetustietoihin liittyvä data saadaan liikkumaan kuljetusketjussa toimijalta toiselle, voi sekä kuljetusyritys että rahdinomistaja seurata kuljetusprosesseja reaaliaikaisesti. Mahdolliset virheet tai viiveet pystytään havaitsemaan ja korjaamaan nopeasti.
Euroopan unionin sähköisista kuljetustiedoista antama eFTI-asetus (engl. electronic freight transport information) edistää kuljetustietojen digitalisointia tulevina vuosina. Asetus tulee velvoittavaksi alkuvuodesta 2027.
Sähköisistä kuljetustiedoista annettu asetus
Euroopan unionin säätämä niin kutsuttu eFTI-asetus (engl. electronic freight transport information) alkaa ohjata logistiikka-alalla toimivia yrityksiä siirtymään paperisista rahtikirjoista digitaalisiin.
Asetus otetaan käyttöön alkuvuodesta 2027, ja se luo yhtenäisen lainsäädäntökehyksen, jonka myötä viranomaisten on hyväksyttävä kuljetustiedot sähköisessä muodossa. Tämä parantaa tiedonkulkua viranomaisten, talouden toimijoiden ja yritysten välillä unionissa. Toistaiseksi asetus ei velvoita muita toimijoita kuin viranomaisia.
Kokeilu selvitti digitaalisten kuljetusdokumenttien tiedonkulkua
Sitra on tukenut logistiikka-alan digitalisoinnin siirtymää rahoittamalla digitaalisten rahtikirjojen kokeilua. Suomalainen kuljetusyhtiö Flowertrucks Oy pilotoi kokeilussa yhdessä kumppaniensa kanssa digitaalisten rahtikirjojen käyttöä kuljetuksissa. Flowertrucks kuljettaa kukkia, vihanneksia ja hedelmiä Etelä- ja Keski-Euroopasta Suomeen.
Pilotin tavoitteena oli selvittää, mitä kuljetusdokumenttien digitalisointi vaatii eri toimijoilta ja millaisia haasteita on vielä ratkaistava tiedonkulussa eri toimijoiden välillä.
Kokeiluun osallistui myös yritys, jolle Flowertrucks ajaa kuljetuksia, sekä teknologiayritykset Vediafi Oy ja iToDEV (LT), jotka vastasivat pilotin teknisestä toteutuksesta ja datansiirron eFTI-yhteentoimivuuden analysoinnista. Kokeilu kesti tammikuusta elokuuhun 2024.
Haasteena järjestelmien moninaisuus
Kokeilun tuloksena saatiin käytännön oppeja kaupallisten toimijoiden kyvyistä ja haasteista digitaalisten rahtikirjojen käyttöönotossa ja olemassa olevien tietojärjestelmien sovittamisessa yhteen eFTI-vaatimusten kanssa.
Pilotin osallistujat kokivat haasteeksi toimijoiden järjestelmien integroinnin ja toimijoiden erilaiset valmiudet ja kyvyt kokeilussa kehitettyjen ratkaisuiden toteuttamiseen.
Myös datan yhdenmukaistaminen aiheutti haasteita: samat tiedot saatetaan merkitä eri paikkoihin eri tavoin, järjestelmästä ja toimijasta riippuen. Esimerkiksi yhdessä järjestelmässä rahdin vastaanottajan osoitetiedot oli merkitty yhtenä merkkijonona yhteen kenttään, sisältäen katuosoitteen, rakennuksennumeron ja postinumeron. Toisessa järjestelmässä samat tiedot tuli kirjata jokainen omaan kenttäänsä.
Yksi ratkaisu voisi olla EU-tasoinen kuljetustietojen standardointi.
Pilotissa myös todettiin, että järjestelmien testausympäristö olisi hyödyllinen, sillä kehitysvaiheen muutosten tekeminen tuotantoympäristössä voi häiritä yrityksen liiketoimintaa.
Kuljetusketjujen tietoja digitalisoitaessa on tärkeää myös huomioida, että kaikille toimijoille ei kaikki kuljetusketjun data ole oleellista. Kuljetusyritys ei esimerkiksi käytä itse kuljetettavaan tavaraan liittyvää tallennettua dataa, kuten elintarvikekuljetuksen lämpötilamittauksia, mutta ne ovat tilaajalle oleellisia ja kertovat, onko kuljetuserä mennyt pilalle.
Kuljetusketju tehostui, työn mielekkyys parani
Pilotissa havaittiin, että kuljetusdokumentaation digitalisointi tehostaa kuljetusketjuja. Suomessa on runsaasti pieniä kuljetusyrityksiä ja kuljetusten suunnitteluun on usein resursoitu 1–2 henkilöä. Heitä tarvitaan jatkossakin eikä pienten toimijoiden kohdalla tehostaminen siten välttämättä johda henkilöstöresurssien supistamiseen.
Pilottiin osallistuneet arvioivat, että toiminnan tehostuminen kuitenkin parantaisi työn mielekkyyttä ja laatua, kun henkilöstön työtehtävät helpottuisivat ja nopeutuisivat. Tällöin esimerkiksi yhden tai kahden henkilön ajojärjestelysuunnittelusta vastaava tiimi pystyy hallitsemaan suurempia lukumääriä kuljetuksia ilman että laatu kärsii. Inhimillisten virheiden määrä vähenee, kun kuljetusketjun eri toimijat eivät käsittele manuaalisesti dokumentteja.
Sinua saattaisi kiinnostaa myös
Pilotin vaiheisiin ja siitä saatuihin oppeihin voi tutustua tarkemmin Vedian sivuilla.
Sitran Data ja kilpailukyky -projektissa on tehty pitkään yhteistyötä logistiikkayritysten ja -ekosysteemien kanssa ja tutkittu datan jakamisen ja hyödyntämisen mahdollisuuksia logistiikan ja liikenteen haasteiden ratkaisemiseksi. Sitra pyrkii edistämään reilumman datatalouden rakentamista ja auttaa yrityksiä tehokkaammassa datankäytössä.
