#4 Kymmenen vinkkiä kohti vaikuttavuutta

Suositukset tulosperusteisen rahoitussopimuksen eli SIB-sopimuksen eri osapuolille on koottu haastattelujen perusteella, Sitran julkaisuista ja keväällä 2019 laaditusta kuntien ja virkamiesten haastattelujen yhteenvedosta. Näkemyksiään ovat kertoneet myös varainhoitaja FIMin johtaja Jani Kempas, Lohjan kaupungin hyvinvointialan johtaja Katri Kalske ja valmennus- ja asiantuntijatalo Live Palveluiden kehitysjohtaja Miika Keijonen. FIM on mukana kaikissa tulosperusteisissa rahoitussopimuksissa eli SIB-hankkeissa, Lohjan kaupungissa on käynnistymässä Lapset-SIB ja Live Palvelut edistää työllistymistä muun muassa maahanmuuttajien kotoutumista tukevassa Koto-SIB-hankkeessa.

Suositukset

1. Kehittäkää mallintamista

Mallintaminen on keino rakentaa yhteistä ymmärrystä niistä taloudellisista ja toiminnallisista lähtökohdista, jotka luovat raamit vaikutuksille ja pidemmän aikavälin vaikuttavuudelle. SIB- mallinnus sisältää kolme vaihetta: 1) yhteiskunnallisen hyödyn mallinnuksen 2) vaikutusten mallinnuksen ja 3) toiminnallisen mallinnuksen. Mallintamisen avulla voidaan määritellä myös tuloksellisuuden seurannassa tarvittavat mittarit.

Mallintaminen kuvaa sitä, miten tavoite saavutetaan, ja mallintamista tehdään vaikutusketjun eri vaiheissa. Tarkoitus on osoittaa, että saavutetut vaikutukset ovat todella syntyneet tehdyn työn tuloksena eivätkä vaikkapa vahingossa.

Mallinnuksen avulla koetetaan ensin kuvata ja selvittää nykytilaa ja löytää asioita, joita muuttamalla todennäköisesti saataisiin aikaiseksi suurimmat vaikutukset. Esimerkiksi käy vaikkapa se, miten Hämeenlinnan kaupunki alkoi selvittää lastensuojelun kulujen kasvua ja löysi vaiheen, jossa asioihin todennäköisesti kannattaisi puuttua.

2. Laatikaa selkeät tavoitteet ja mittarit

Tuloksia syntyy vain tavoitteiden kautta. Esimerkiksi Koto-SIB-ohjelman tavoitteena on auttaa maahanmuuttajia työllistymään nopeasti. Ohjelmassa voi opiskella myös suomen kieltä ja työelämätaitoja sekä saada ohjausta ja valmennusta työelämään omien tarpeiden mukaan. Ohjelman ainut tavoite on silti työllistyminen. Jos tavoitteena olisi vaikka suomen kielen oppiminen, toiminta saattaisi painottua väärin, ei varsinaiseen työllistymiseen vaan kielen opettelemiseen. Tämän on oppinut esimerkiksi yksi Koto-SIB-ohjelman palveluntuottaja Live Palvelut. Tulostavoitteen täytyy olla selkeä ja kaikkien osapuolten hyväksymä ja tiedossa. Jos tavoitteet ovat epäselvät, mittareita on vaikea asettaa.

Yhteiskunnallisen hyödyn mallintamisen avulla voidaan määritellä tulostavoitteet ja myös tuloksellisuuden seurannassa tarvittavat mittarit. Mittarit voi asettaa sen jälkeen, kun tavoitteet on määritelty. Mittareitakin kannattaa tarvittaessa kehittää. Ne osoittavat, miten SIB-hanke johtaa pitkäaikaiseen vaikuttavuuteen.

Mittaaminen on välttämätöntä. Väärä mittari on ohjaa vääränlaisiin tuloksiin. Jos SIB-hanke tähtää työllistymiseen, mittarit mittaavat työllistymisen onnistumista. Esimerkiksi työhyvinvointia edistäneessä TyHy-SIB-hankkeessa mittarin valinta oli yksi hankkeen kompastuskivistä ja siitä mukana olleet julkisen sektorin organisaatiot ja palveluyritykset oppivat, että mittarin ja tavoitteen pitäisi olla samansuuntaisia ja että organisaatioiden lähtötilanteeseen pitäisi tutustua kunnolla.

Tulosmittareiden lisäksi kannattaa hyödyntää toimintaa ohjaavia mittareita, jotka auttavat resurssien oikeassa kohdentamisessa, ja prosessimittareita, jotka auttavat arvioimaan toiminnan laatua.

3. Raportoikaa, kertokaa, laatikaa esimerkkejä

Kunnat ja vaikuttavuuspalveluiden tuottajat tarvitsevat uusien hankkeiden päätöksenteon tueksi tietoa aiempien SIB-hankkeiden tuloksista. Jos tuloksista ei ole näyttöä, kuntien kiinnostus lähteä rakentamaan uusia hankkeita vähenee. Tulosten puute heikentää SIBien ja vaikuttavuusinvestoimisen uskottavuutta. Tulokset kannattaa siis nostaa esiin ja kertoa niistä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että SIB-hankkeet ovat erilaisia. Joidenkin hankkeiden tavoitteet ovat sellaisia, että tulokset näkyvät vasta vuosien kuluttua. Siihen asti voi kertoa oppeja vaikkapa siitä, kuinka hankkeiden suunnittelu ja toteuttaminen sujuivat esimerkiksi mallinnuksia tehtäessä.

Jos vaikuttavuuden merkitystä, vaikuttavuusinvestoimista ja SIBejä ei ymmärretä, uusia hankkeita ei myöskään aloiteta. Olennaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi: Miten Suomen tilannetta on aidosti parannettu vaikuttavuusinvestoimisen tai SIB-mallin avulla? Miksi ennakoivaa ja ehkäisevää työtä kannattaa tehdä tulosperusteisesti? Millaisia tuloksia SIB-mallilla voi saada aikaan?

SIB-hankkeessa kunnan viranhaltijoiden näkökulmasta rahoitusmallin, laskennan ja sijoituslogiikan ymmärtäminen on vaikeinta: Miten raha kulkee? Miten matemaattisia rahoituslaskelmayhtälöitä voi tulkita? Iso haaste on, miten viranhaltijat pystyvät perustelemaan päättäjille sen, että sijoittajille maksetaan bonusta ja mitä tämä kaikki tarkoittaa vaikkapa kuntalaisten kannalta. Palveluntuottajan organisaatiossa puolestaan on tärkeää opetella ymmärtämään, mitä vaikuttavuuteen tähtäävien palvelujen tuottaminen tarkoittaa: Miksi tuotetaan vaikuttavia palveluja? Mihin vaikuttavilla palveluilla pyritään? Mitä niillä saavutetaan?

Hankkeissa ilmenneet haasteet kannattaa käydä läpi, jotta muut osaavat varautua niihin etukäteen. Jotta kunnat eivät jää alakynteen sijoittajien kanssa keskustellessaan, viranhaltijoita ja päättäjiä kannattaa valmentaa sijoittajien kanssa toimimiseen.

4. Varatkaa aikaa

Kun SIB-hanke käynnistetään, aikaa kannattaa varata runsaasti varsinkin sen alkuvaiheessa. Uuden tekeminen vaatii kärsivällisyyttä. Uusien asioiden ja toimintatapojen omaksuminen vie aikaa. Jos aikataulu on liian tiukka, hanke voi mennä pieleen. Projektin edetessä täytyy olla valmius muuttaa toimintatapoja, jos valitut keinot osoittautuvat toimimattomiksi.

5. Tehkää yhteistyötä

Tehkää mahdollisimman laajasti yhteistyötä. Kunkin SIB-hankkeen kaikkien nimettyjen vastuuhenkilöiden julkiselta, palveluntuottajan ja sijoittajan puolelta täytyy osallistua ja sitoutua. He voivat kehittää yhdessä esimerkiksi käytännön työkaluja. Tulosten ostajan ja palvelujen myyjän ja eli julkisen sektorin organisaation ja palveluntuottajan toimiva yhteistyö on onnistumisen kannalta keskeistä: he työskentelevät yhdessä yhteisessä hankkeessa vaikuttavuuden saavuttamiseksi. Jos molemmat huolehtivat vain omasta tontistaan ja vuorovaikutus on vähäistä, asiat eivät etene.

6. Valitkaa oikeat ihmiset oikeille paikoille

SIB-hanketta toteuttamaan kannattaa organisaatiossa valita ihmiset, jotka ovat aidosti kiinnostuneita asiasta. Kun tekijät on valittu, heille kannattaa antaa valta hoitaa asiaa parhaaksi katsomallaan tavalla. Konkreettiseen työhön täytyy suunnata aikaa ja raivata vanhoja tehtäviä pois uusien tieltä. Tekijät ovat sanansaattajia. He patistelevat myös muita organisaationsa ihmisiä ajattelutavan muutokseen. Vaikka yksi ihminen olisi nimetty vastuuhenkilöksi, tekemistä ei saa sälyttää vain hänen harteilleen. Kun mukana on useita ihmisiä, tekeminen helpottuu.

7. Tukekaa käytännön tekijöitä ja päättäjiä

Julkisen organisaation, esimerkiksi kunnan johdon, täytyy kertoa SIB-hankkeesta riittävästi sekä virkamiehille että luottamusmiehille myös lautakunnissa. Johdon tulee tukea käytännön tekijöitä ja käydä avointa keskustelua vaikuttavista palveluista koko organisaation kanssa ja kunnissa esimerkiksi kuntalaisten eli veronmaksajien kanssa silloin, kun kysymyksiä herää. Sama sitoutuminen pätee palveluntuottajiin: esimerkiksi Koto-SIBissä mukana olevassa Live Palveluissa vaikuttavuus on koko organisaation keskeinen tavoite ja sitä pyritään tuomaan osaksi kaikkea toimintaa.

8. Antakaa prosessin elää ja hengittää

Kun kyse on vaikuttavista palveluista, prosessi ei voi olla kiveen hakattu. Tekemisen täytyy kehittyä. Tekijöiden täytyy olla valmiita muuttumaan ja muuttamaan prosessia. Kun kipupisteitä löytyy, niitä voi ja kannattaa korjata saman tien. Vaikuttavia palveluita koskeva ajattelu kannattaa pyrkiä sitomaan osaksi arkea ja arjen tekemistä. Siinä auttaa esimerkiksi se, että vaikuttavuuteen liittyvät tavoitteet on otettu huomioon työntekijöiden omissa tavoitteissa.

9. Kannustakaa tutkimukseen

Pyrkikää lisäämään SIB-hankkeiden ja ylipäätään vaikuttavan toiminnan tutkimusta. Tutkimus lisää tietoa siitä, mihin kannattaa satsata ja miten. Huolehtikaa, että SIB-hankkeista tehdään laadukasta tutkimusta valtion tutkimuslaitoksissa tai yliopistoissa. SIB-hankkeita mitataan tarkasti, joten ne tarjoavat hyvää aineistoa tutkimukselle ja auttavat lisäämään ymmärrystä vaikuttavuudesta ja tiedolla johtamisesta. Tutkimus tuo myös uutta tietoa ennakoivien ja ehkäisevien toimenpiteiden tuloksista.

10. Lisätkää tiedolla johtamisen keinoja kunnissa

Monet SIB-hankkeiden vaikeudet liittyvät siihen, että kunnista puuttuu tietoa omien palveluiden vaikuttavuudesta. Datan etsiminen ja täydentäminen on työlästä. SIB-mallin hyödyntäminen ja siihen liittyvät mallinnukset helpottuvat, jos kunnilla on käytössä parempaa dataa toiminnastaan.

Kolme näkökulmaa SIB-hankkeisiin