Kysymyksiä ja vastauksia rahoitushausta: Kansalaispaneeleilla parempaa päätöksentekoa

Tähän artikkeliin on koottu kysymyksiä ja vastauksia Kansalaispaneeleilla parempaa päätöksentekoa -rahoitushausta. Rahoitushaku päättyy perjantaina 6.5. klo 12. Lisätietoa rahoitushausta löydät hakusivulta.

Mitä tarkoittaa, että voi hakea konsortiona rahoitusta, muttei voi olla taloudellista toimintaa? Olen yrittäjä ja pohdin, voisinko itse olla hankkeessa mukana?

Konsortio-haulla tarkoitetaan sitä, että toimijat voi hakea rahoitusta yhdessä, mutta tällöin Sitra tekee erillisen rahoituspäätöksen ja rahoitussopimuksen kunkin rahoitusta hakevan toimijan kanssa.

Kansalaispaneeli-rahoitushaussa konsortion voivat muodostaa keskenään valtionhallinnon organisaatiot, hyvinvointialueet, kunnat ja kuntayhtymät sekä itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset, yliopistot ja ammattikorkeakoulut.

Yritykset eivät voi toimia rahoituksen hakijana. Rahoituksen saajat voivat käyttää myönnettyä rahoitusta esimerkiksi tavaroiden tai palveluiden ostamiseen, noudattaen hankintalakia sekä EU:n valtiontukisääntöjä.

Voiko järjestö olla hakija, jos se tekee hankkeessa yhteistyötä valtionhallinnon toimijan kanssa?

Tässä rahoitushaussa järjestö ei voi toimia hakijana.

Ohjeissa ei mainita, mistä hankkeiden omarahoitusosuus voi koostua. Voiko omarahoitusosuuteen sisällyttää esim. työtä tai hankkeesta aiheutuvia hallinnollisia kuluja?

Sitran rahoitus voi kattaa enintään 50 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Hakusivulta löytyvissä rahoituksen käyttöehdoissa on kuvattu, mitä kuluja voidaan hyväksyä hankkeen kustannuksina. Hankkeen kustannusarvioon lasketaan mukaan kaikki hankkeen aiheuttamat kustannukset mukaan lukien palkkakulut. Välilliset kustannukset, eli henkilösivukulut ja yleiskulut, kohdennetaan hankkeelle prosenttiosuutena Rahoituksen käyttöehdoissa kuvatun mukaisesti. Hallinnon kulut ovat yleiskuluprosentilla katettavia kustannuksia.

Hakuilmoituksessa todetaan, että rahoitusta voi hakea yhdessä muiden kanssa (konsortio) ja että Sitra tekee erillisen rahoituspäätöksen ja rahoitussopimuksen kunkin rahoitusta hakevan organisaation kanssa. Tuleeko jokaisen konsortioon kuuluvan organisaation täyttää 50 % omarahoitusehto?

Sitran rahoitusosuus voi olla enintään 50 % konsortion muodostaman hankkeen kokonaiskustannuksista. Konsortion muodostavat rahoitusta hakevat organisaatiot ilmoittavat yhteishakemuksessa budjetin jakautumisesta. Jokaisen konsortioon kuuluvan organisaation ei tarvitse täyttää 50 % omarahoitusehtoa eli riittää, että ehto täyttyy hankkeen kokonaiskustannusten osalta.

Miten budjetin yleiskustannuskertoimen %-osuus tulee määritellä? Ohjeessa lukee, että yleiskustannukset voidaan kattaa vain siltä osin, kuin ne on yksilöity hankkeen kustannusarviossa. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?

Hankkeen yleiskustannukset kohdistetaan hankkeelle prosenttiosuutena hankkeelle kohdistettujen palkkojen ja henkilösivukulujen yhteismäärästä. Yleiskuluprosentin määrittämisessä käytetään hakijan organisaatiossa yleisesti käytettäviä periaatteita. Muuta yksilöintiä kustannusarviossa ei tarvitse tehdä.

Miten kansalaispaneeli- ja Polis-rahoitushaku ja mahdollinen rahoitus suhtautuu ennakointiin ja tulevaisuusvaltaan liittyvään rahoitushakuun? Ovatko nämä toisensa poissulkevia vai voiko yksi kaupunki/kunta hakea useampaa rahoitusta?

Sitrassa on samanaikaisesti avoinna useampia rahoitushakuja, joissa tavoitteena on kansalaisten vaikuttamismahdollisuuksien edistäminen. Rahoitushaut eroavat toisistaan muun muassa painopisteen, kohderyhmän, arviointikriteerien sekä myönnettävän rahoituksen suuruuden osalta.

Hakija voi osallistua samanaikaisesti useampaan Sitran rahoitushakuun ja hakijalle voidaan myöntää rahoitusta eri rahoitushauissa. Esimerkiksi puntaroiva kansalaispaneeli ja Polis-alusta myös tukevat ja täydentävät hyvin toisiaan, ja sopivat vaikkapa ketjutettaviksi. Sitran rahoittamat hankkeet tulee kuitenkin pitää hallinnollisesti ja kirjanpidollisesti erillään toisistaan, eikä Sitran rahoitusta voida käyttää toisessa hankkeessa omarahoituksena.

Jos haluaa tehdä kokeilun käyttäen sekä asukaspaneelia että Polis-alustaa (osallistumismenetelmien ketjuttaminen), mutta tarvitsee tukea prosessien ja menetelmien opiskeluun, kuinka tulisi toimia hakemuksen suhteen?

Jokainen haku on oma kokonaisuutensa, jolla on omat kriteerinsä ja hakuehtonsa, mutta menetelmiä ketjuttamalla on saatu erinomaisia tuloksia. Molemmista menetelmistä löytyy paljon tietoa Sitran työpaperista Asukaspaneeli- ja Polis-kokeilut hyvinvointialueilla 2023–2024 – Oppeja ja suosituksia demokratian kehittäjille. Järjestämme valituille kumppaneille myös koulutusta molemmista menetelmistä.

Kunnassamme pohditaan kansalaispaneelin soveltamista ja kiinnostuimme myös sen ketjuttamisesta Poliksen kanssa. Mikä on arvionne prosessiin tarvittavasta työmäärästä henkilötyövuosina, jos esimerkkinä käytetään muutaman tuhannen asukkaan lähiötä? Riittääkö esimerkiksi osallistumiskoordinaattorin panokseksi neljäsosa htv:tä?

Kuntien kansalaispaneelikokeilujen perusteella voidaan karkeasti arvioida, että ainakin noin yksi henkilötyökuukausi tulee varata kansalaispaneelin toteuttamiseen. Tunnusluvut löytyvät Sitran Kuntalaisten tietopohjainen osallistuminen talouden suunnittelussa -työpaperin liitteestä. Menetelmän vakiintuessa työajan käytön voi arvioida vähenevän.

Polis-keskustelun toteuttamiseen vaadittavaa työaikaa ovat arvioineet hyvinvointialueiden kokeilukumppanit. Eräs kokeilun toteuttaja arvioi Polis-keskustelun vievän yhdeltä henkilöltä noin 70 tuntia. Toisessa arviossa esitettiin karkea laskentakaava: keskustelun perustaminen ja kysymysten muotoilu vie 2–4 tuntia, moderointi vaatii 15 minuuttia per keskustelun aukiolopäivä, tulosten analysointiin kuluu 3–6 tuntia riippuen keskustelun laajuudesta, ja raportointiin tarvitaan 2–4 tuntia. Tähän arvioon sisältyvät kuitenkin ainoastaan Polis-keskustelun tekniseen toteuttamiseen ja analysointiin käytetty työaika. Siitä puuttuvat viestintä sekä työ, jota täytyy tehdä tulosten kytkemiseksi päätöksentekoon. (s. 33 Asukaspaneeli- ja Polis-kokeilut hyvinvointialueilla 2023–2024, oppeja ja suosituksia demokratian kehittäjille) 

Voiko hakemuksessa rahoitettavan hankkeen ehdottaa perustellusta syystä jatkuvan elokuuta 2026 pidemmälle? Jos ei, riittääkö että Sitran rahoittama osuus hankkeesta päättyy tähän mennessä, ja omarahoitteinen osuus jatkuu vielä tämän jälkeen?

Tässä rahoitushaussa hakuehtona on se, että Sitran rahoittaman hankkeen tulee päättyä viimeistään 31.8.2026. Sitran rahoitusosuus voi siis olla enintään 50 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista, jotka voivat ajoittua 31.8.2026 asti. Hakuvaiheessa ei ole mahdollista ehdottaa Sitran rahoittamalle hankekokonaisuudelle jatkoaikaa. Sitra maksaa viimeisen maksuerän raportoitujen todellisten kustannusten perusteella jälkikäteen. Myös hankkeeseen laskettavien omarahoitteisten kustannusten tulee siis syntyä hankkeen aikana. Rahoitussopimukseen kirjataan hankkeen tarkemmista sopimusehdoista (ks. sopimusluonnos).

Onko mallia tai esimerkkiä siitä, mikä on satunnaisotantana toteutettavan kansalaispaneelin kulurakenne tai suuntaa antavaa esimerkkiä hankehakemuksen budjetin laadinnan tueksi?

Sitran rahoittamien kuntien kokeilujen kuluja on koottu Kuntalaisten tietopohjainen osallistuminen talouden suunnittelussa -työpaperin liitteeseen. Työpaperissa on kuvattu valintoja, joista kulurakenne muodostuu, esim. mitä toimintoja kukin kumppani ulkoisti. Kulurakenteet eroavat toisistaan merkittävästi, eikä kaikkia parhaita käytäntöjä ole vielä löydetty.

Järjestetäänkö kansalaispaneelin fasilitointikoulutuksia Turussa 10.6.2025 järjestettävän lähikoulutuksen jälkeen lisää?

Sitra järjestää Turussa 10.6.2025 kaikille avoimen ja maksuttoman koulutuspäivän puntaroivan kansalaispaneelin fasilitoinnista. Koulutus järjestetään yhteistyössä Opintokeskus Siviksen ja Turun yliopiston kanssa. Opintokeskus Sivis järjestää fasilitointikoulutuksen Helsingissä syksyllä 2025 osana Sitran rahoittamaa hanketta. Lisätietoa koulutuksesta on tulossa myöhemmin Opintokeskus Siviksen sivuille. Lisäksi keväällä 2026 järjestetään vastaavanlainen koulutus. Puntaroivan demokratian perusteisiin ja kansalaispaneelien toteuttamiseen voi perehtyä itsenäisesti suorittamalla Puntaroimalla parempaa demokratiaa -verkkokoulutuksen eOppivassa.

Onko tulevaisuudessa mahdollista saada lähikoulutusta puntaroivan kansalaispaneelin fasilitoinnista myös Pohjoisen-Suomeen?

Tällä hetkellä emme ole valmistelemassa lähikoulutusta Pohjois-Suomeen, mutta huomioimme ehdotuksen tulevassa suunnittelussa.