Kysymyksiä ja vastauksia rahoitushausta: Polis-osallistumisalusta osaksi kuntien päätöksentekoa

Tähän artikkeliin on koottu kysymyksiä ja vastauksia Polis-osallistumisalusta osaksi kuntien päätöksentekoa -rahoitushausta. Rahoitushaku päättyy perjantaina 6.5. klo 12. Lisätietoa rahoitushausta löydät hakusivulta.

Polis-osallistumisalustan on kehittänyt voittoa tavoittelematon yhdysvaltalainen yhdistys The Computational Democracy Project. Koska Polis-alusta on peräisin Yhdysvalloista, noudattaako se EU:n tietosuojalainsäädäntöä (GDPR)?

Polis-alusta on kehitetty Suomessa täysin EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiseksi. Se on myös saavutettavuusstandardit (WCAG 2.2) ylittävä alusta.

Rahoitusta voi käyttää Polis-osallistumisalustan ostoon; minkä hintainen se on? Onko Polis-alustaan lisenssimaksua?

Polis-rahoitusta voi käyttää alustan ostoon ja siihen kannattaa varata kunnan koosta riippuen koko hankkeen ajalle noin 10 000 euroa, mutta maksu riippuu palveluntarjoajasta ja hankittavasta palvelukokonaisuudesta. Kyseessä ei ole varsinainen lisenssimaksu.
 
Kun Polis-alustan ottaa käyttöön, millaista tukipalvelua tarvitaan ja millaisia jatkokustannuksia tulisi esim. päivityksistä yms.?

Kaikkein vaivattominta yksittäiselle kunnalle on hankkia Polis palveluna, jolloin hankinnan vuosikustannukset ovat tämänhetkisen tiedon mukaan noin 10 000 euron luokkaa. Tällöin kaikista päivityksistä huolehtii palveluntarjoaja.

Jos kunta haluaa asentaa avoimen lähdekoodin Polis-palvelun omille palvelimilleen, tämä vaatii jonkin verran omaa teknistä osaamista (ml. tietosuoja- ja -turvapäivitykset myöhemminkin, kun palvelu kehittyy). Tässä mallissa aloituskustannukset ovat suuremmat kuin palveluna ostettavassa Polis-alustassa.

Kuka moderoi Polis-alustalla?

Kunnan osallistumisesta vastaava asiantuntija tai muu kunnan työntekijä, joka käyttää Polis-alustaa, moderoi myös keskustelua. Samat henkilöt myös todennäköisesti laativat alkuväittämät ja analysoivat keskustelun. Sitra voi tarjota tukea ja tietoa alustan käyttöön.

Käytännön toteutukseen saa näkymää myös Polis-keskustelun toteuttajan huoneentaulusta: työvaiheita ja valintoja prosessissuunnittelun tueksi. Sitran työpaperi: Asukaspaneeli- ja Polis-kokeilut hyvinvointialueilla 2023–2024, oppeja ja suosituksia demokratian kehittäjille sivu 31.

Onko Polis-alustan hankintaan ja käyttöönottoon tulossa kaikille avointa koulutusta?

Kyllä on. Sitran tavoitteena on tukea vuorovaikutusta ja vertaisoppimista rahoitettavien hankkeiden välillä. Hankkeiden edustajien tulee siksi osallistua Sitran järjestämiin tapaamisiin, joihin kutsutaan rahoitusta saavat hankkeet. Yhteiseen oppimiseen tähtääviä tapaamisia järjestetään vähintään kuusi kertaa vuosien 2025–2026 aikana. Osa tapaamista järjestetään verkossa ja osa Sitran tiloissa Helsingissä. 

Mitä tarkoittaa, että voi hakea rahoitusta konsortiona rahoitusta?

Rahoitushakuun voivat osallistua kaikki kunnat. Lisäksi enintään neljä alle 20 000 asukkaan kuntaa voi hakea rahoitusta myös yhdessä (konsortio), mutta tällöin Sitra tekee erillisen rahoituspäätöksen ja rahoitussopimuksen kunkin rahoitusta hakevan kunnan kanssa.

Haussa rahoitetaan enintään viittä hanketta siten, että kullekin rahoitettavalle taholle osoitetaan enintään 25 000 euroa.

Hakuilmoituksessa todetaan, että rahoitusta voi hakea yhdessä muiden kanssa (konsortio) ja että Sitra tekee erillisen rahoituspäätöksen ja rahoitussopimuksen kunkin rahoitusta hakevan organisaation kanssa. Tuleeko jokaisen konsortioon kuuluvan organisaation täyttää 50 % omarahoitusehto?

Sitran rahoitusosuus voi olla enintään 50 % konsortion muodostaman hankkeen kokonaiskustannuksista. Konsortion muodostavat kunnat ilmoittavat yhteishakemuksessa budjetin jakautumisesta. Jokaisen konsortioon kuuluvan kunnan ei tarvitse täyttää 50 % omarahoitusehtoa, riittää että ehto täyttyy hankkeen kokonaiskustannusten osalta.

Ohjeissa ei mainita, mistä hankkeiden omarahoitusosuus voi koostua. Voiko omarahoitusosuuteen sisällyttää esim. työtä tai hankkeesta aiheutuvia hallinnollisia kuluja?

Sitran rahoitus voi kattaa enintään 50 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista. Hakusivulta löytyvissä rahoituksen käyttöehdoissa on kuvattu, mitä kuluja hyväksytään hankkeen kustannuksina.  Hankkeen kustannusarvioon lasketaan mukaan kaikki hankkeen aiheuttamat kustannukset mukaan lukien palkkakulut. Välilliset kustannukset, eli henkilösivukulut ja yleiskulut, kohdennetaan hankkeelle prosenttiosuutena Rahoituksen käyttöehdoissa kuvatun mukaisesti. Hallinnon kulut ovat yleiskuluprosentilla katettavia kustannuksia.

Jos haluaa tehdä kokeilun sekä asukaspaneelia että Polis-alustaa käyttämällä (osallistumismenetelmien ketjuttaminen), mutta tarvitsee tukea prosessien ja menetelmien opiskeluun, kuinka tulisi toimia hakemuksen suhteen?

Jokainen haku on oma kokonaisuutensa, jolla on omat kriteerinsä ja hakuehtonsa, mutta menetelmiä ketjuttamalla on saatu erinomaisia tuloksia. Molemmista menetelmistä löytyy paljon tietoa Sitran työpaperista:  Asukaspaneeli- ja Polis-kokeilut hyvinvointialueilla 2023–2024 – Oppeja ja suosituksia demokratian kehittäjille. Järjestämme valituille kumppaneille myös koulutusta molemmista menetelmistä.

Kunnassamme pohditaan kansalaispaneelin soveltamista ja kiinnostuimme myös sen ketjuttamisesta Poliksen kanssa. Mikä on arvionne prosessiin tarvittavasta työmäärästä henkilötyövuosina, jos esimerkkinä käytetään muutaman tuhannen asukkaan lähiötä? Riittääkö esimerkiksi osallistumiskoordinaattorin panokseksi neljäsosa htv:tä?

Kuntien toteuttamien kansalaispaneelikokeilujen perusteella voidaan karkeasti arvioida, että ainakin noin yksi henkilötyökuukausi tulee varata kansalaispaneelin toteuttamiseen. Tunnusluvut löytyvät Kuntalaisten tietopohjainen osallistuminen talouden suunnittelussa -työpaperin liitteestä. Menetelmän vakiintuessa työajan käytön voi arvioida vähenevän.

Polis-keskustelun toteuttamiseen vaadittavaa työaikaa ovat arvioineet hyvinvointialueiden kokeilukumppanit. Eräs kokeilun toteuttaja arvioi Polis-keskustelun vievän yhdeltä henkilöltä noin 70 tuntia. Toisessa arviossa esitettiin karkea laskentakaava: keskustelun perustaminen ja kysymysten muotoilu vie 2–4 tuntia, moderointi vaatii 15 minuuttia per keskustelun aukiolopäivä, tulosten analysointiin kuluu 3–6 tuntia riippuen keskustelun laajuudesta ja raportointiin tarvitaan 2–4 tuntia. Tähän arvioon sisältyvät kuitenkin ainoastaan Polis-keskustelun tekniseen toteuttamiseen ja analysointiin käytetty työaika. Siitä puuttuvat viestintä sekä työ, jota täytyy tehdä tulosten kytkemiseksi päätöksentekoon. (s. 33 Asukaspaneeli- ja Polis-kokeilut hyvinvointialueilla 2023–2024, oppeja ja suosituksia demokratian kehittäjille) 

Miten kansalaispaneeli- ja Polis-rahoitushaku ja mahdollinen rahoitus suhtautuu ennakointiin ja tulevaisuusvaltaan liittyvään rahoitushakuun? Ovatko nämä toisensa poissulkevia vai voiko yksi kaupunki/kunta hakea useampaa rahoitusta?

Sitrassa on samanaikaisesti avoinna useampia rahoitushakuja, joissa tavoitteena on kansalaisten vaikuttamismahdollisuuksien edistäminen. Rahoitushaut eroavat toisistaan muun muassa painopisteen, kohderyhmän, arviointikriteerien sekä myönnettävän rahoituksen suuruuden osalta.

Hakija voi osallistua samanaikaisesti useampaan Sitran rahoitushakuun ja hakijalle voidaan myöntää rahoitusta eri rahoitushauissa. Esimerkiksi puntaroiva kansalaispaneeli ja Polis-alusta myös tukevat ja täydentävät hyvin toisiaan ja sopivat vaikkapa ketjutettaviksi. Sitran rahoittamat hankkeet tulee kuitenkin pitää hallinnollisesti ja kirjanpidollisesti erillään toisistaan, eikä Sitran rahoitusta voida käyttää toisessa hankkeessa omarahoituksena.

Voiko hakemuksessa rahoitettavan hankkeen ehdottaa perustellusta syystä jatkuvan elokuuta 2026 pidemmälle? Jos ei, riittääkö että Sitran rahoittama osuus hankkeesta päättyy tähän mennessä, ja omarahoitteinen osuus jatkuu vielä tämän jälkeen?

Tässä rahoitushaussa hakuehtona on se, että Sitran rahoittaman hankkeen tulee päättyä viimeistään 31.8.2026. Sitran rahoitusosuus voi siis olla enintään 50 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista, jotka voivat ajoittua 31.8.2026 asti. Hakuvaiheessa ei ole mahdollista ehdottaa Sitran rahoittamalle hankekokonaisuudelle jatkoaikaa. Sitra maksaa viimeisen maksuerän raportoitujen todellisten kustannusten perusteella jälkikäteen. Myös omarahoitteisten kustannusten tulee siis syntyä hankkeen aikana.