Monimutkainen maailma vaatii yksinkertaista johtamista

Drucker-seminaari etsi malleja uudistaa julkista johtamista

Maailma muuttuu yhä monimutkaisemmaksi ja siinä on yhä vaikeampi johtaa tavalla, joka tuo kestäviä ja tavoiteltuja tuloksia. Monimutkaisuus on vaikeutta saada tehtävät hoidettua. Tämä koskee niin yrityksiä kuin julkista hallintoa.

Monimutkaisuuden johtaminen oli teemana seminaarissa, joka kunnioitti tunnetun strategian ja johtamisen opettajan Peter Druckerin elämäntyötä. Seminaari järjestettiin Wienissä 14. ja 15. marraskuuta.

Monimutkaisuutta lisäävät globalisaatio, kehittyvä tekniikka, uudet verkostot, maailman suuret ongelmat ja niiden ratkaisemisen lähes ylipääsemätön vaikeus sekä jatkuvasti syvenevä keskinäisriippuvuus. Jos joku tekee jotain isoa jossakin, muutoksen laineet lyövät helposti läpi maailman.

Monimutkaisuus ei ole sinänsä huono tai hyvä asia vaan se on muutosten väistämätön seuraus – tosiasia, joka pitää ottaa huomioon. Monimutkaisuus ei ole välttämättä tarkoita sekavuutta, vaikka se monesti on myös sitä.

Monimutkaisessa maailmassa päätösten vaikutuksia on vaikea arvioida, mikä tekee päättäjien elämästä julkisessa hallinnossa ja yrityksissäkin entistäkin vaikeampaa.

Monimutkaisuuteen vastataan usein lisäämällä johtamisen monimutkaisuutta, mikä ei yleensä helpota asiaa. Monimutkaisuuteen pitää vastata lisäämällä yksinkertaisuutta.

Strategian ja johtamisen huippuasiantuntijoiden viesti on kirkas: pitää panostaa nopeaan oppimiseen, toimia ja motivoida tarkoituksen kautta sekä yksinkertaistaa tekemistä ja rakenteita kaikkialla, missä se on mahdollista, jotta asioita saa aikaan. Pitää olla herkkyyttä lukea merkkejä maailman muutoksista ja ketteryyttä reagoida niihin.

Jos herkkyys ja ketteryys puuttuvat, yhteisöt ja yritykset menettävät investointeja ja niiden mahdollisuudet tarjota työtä ja palvella kansalaisiaan ja asiakkaitaan heikkenevät. Tämä tuhoaa ajan myötä kilpailukyvyttömiä yrityksiä ja aiheuttaa isoja yhteiskunnallisia ongelmia, joista kärsivät eniten ne, jotka tarvitsevat eniten apua.

Molemmista on merkkejä uutismedian sivuilla ja kanavilla päivittäin.

Helikopterivalvonta vie luottamuksen

Muutos korostaa voimakkaasti yhteistyön merkitystä yrityksissä ja yhteiskunnissa. Jos kyky yhteistyöhön ja sen edellyttämä luottamus puuttuu niin yhteisöjen sisältä kuin niiden väliltä, yhteisö on rapautumisen tiellä.

Ratkaisu yhteistyön lisäämiseen ei ole hierarkkinen johtaminen tai ylhäältä päin tapahtuva valvonta.

”Helikopterivalvonta ei toimi perheessä eikä organisaatiossa. Ne vievät luottamuksen”, professori Charles Handy sanoi seminaarissa. Pitää kasvaa paremmiksi, ei suuremmiksi, hän neuvoi.

Tarvitaan uudenlaista yhteistyötä – syntegraatiota, kuten professori Fredmund Malik kiteytti. Syntegraatio on synergian ja integraation summa. Kun syntegraatio toimii parhaimmillaan, se vapauttaa organisaation sosiaalista ja älyllistä energiaa sekä kyvykkyyttä palvelemaan sen tarkoitusta.

Skaalautuva oppiminen tukee muutoksia

Uusi maailma edellyttää organisaatiolta uudenlaista oppimista ja kykyä muuttua. Se vaatii uutta ymmärrystä synergian olemuksesta. Olennaista ei ole skaalautuva tehokkuus vaan skaalautuva oppiminen – eli oppiminen, joka on nopeasti levitettävissä läpi organisaation.

Samalla on välttämätöntä verkostoitua. ”Vaikka organisaatiossasi on paljon älykkäitä ihmisiä, voit olla varma, että heitä on vielä enemmän organisaatiosi ulkopuolella”, konsultti John Hagel muistutti.

Muutosten edistäminen on vaativa prosessi. Se epäonnistuu usein yrityksissä ja vähintään yhtä usein julkisessa hallinnossa.

Julkishallinnot ovat yleensä huonosti valmistautuneita monimutkaiseen maailmaan, eikä moni yrityskään pääse tai ryhdy kehumaan hyvällä valmistautumisella. Parhaat yritykset ovat riittävän viisaita ymmärtämään, että parhaasta valmistautumisesta huolimatta odottamaton yllätys voi vaania seuraavan nurkan takana.

Vaikka uudistuminen on monimutkaisuuden lisääntymisen vuoksi entistä vaikeampaa, se on entistä välttämättömämpää. Jotta valtiot voivat huolehtia kansalaisistaan ja yritykset asiakkaistaan, niiden täytyy luoda eväitä kasvuun ja uudistaa palveluitaan. Voimavarat eivät riitä nykyiseen toimintamalliin.

Olennaista on nähdä muutostarpeet ajoissa, jotta niihin osaa ajoissa reagoida – eikä vasta sitten, kun se on jo myöhäistä. Siksi kyky lukea aikaa ja vetää sen merkeistä johtopäätöksiä on keskeistä.

”Läntisten demokratioiden suurin ongelma on strategisen näkemyksen puute. Niiden pitäisi olla strategisia ja ketteriä eikä lyhytnäköisiä ja jäykkiä”, Sitran yliasiamies Mikko Kosonen sanoi kokousväelle.

Muutos voi onnistua, kun se menee esimerkiksi uuden tekniikan avulla niin syvällä organisaation rakenteisiin ja toimintaa, että sitä on mahdoton vastustaa. Muutos hidastuu, jos sen tekijät juuttuvat taisteluun muutosten vastustajien kanssa.

Suomelle mallia Skotlannista

Suomen kaltaisen pienen maan edellytykset vastata kilpailuun ovat paremmat kuin monilla isoilla valtioilla – ainakin pitäisi olla. Suomessa on osaamista, vahvat instituutiot, kulttuuri ja turvaverkot.

Lisäksi pienessä maassa on edellytyksiä rakentaa osapuolten kesken yhteistä tilannekuvaa ja suuntaa sekä vahvistaa keskinäistä luottamusta, mikä on menestyksen ehto.

Tarvitaan rohkeutta tehdä oikeita päätöksiä ja uskallusta korjata niitä, jos ne eivät syystä tai toisesta muuttuvassa maailmassa tuo toivottuja tuloksia.

Väestöltään Suomen kokoinen Skotlanti on kyennyt tekemään monia sellaisia uudistuksia, joita Suomessakin tarvittaisiin. Se on kyennyt purkamaan siiloja ja lisäämään hallinnon yhteistä tekemistä ja johtamista sekä valitsemaan julkisen johtamisen strategiset painopisteet siten, että ne jaetaan sekä keskushallinnossa että paikallishallinnossa.

Tulokset näkyvät taloudessa, palveluissa ja kansalaisten luottamuksessa, uudistuksia tehnyt John Elvidge kertoi seminaarissa.

Suomessakin on kyetty uudistamaan hallintoa, vaikka paljon on vielä tehtävissä. ”Suomen hallinto on yhä hyvin hajautunut”, professori Yves Doz totesi.

Myös Sitran neuvonantajana toimiva Doz kannustaa suomalaisia perehtymään Skotlannin malliin ja oppimaan siitä. Suomessa pitää haastaa enemmän nykyajattelua ja pohtia asioita uusiksi. ”Pitää ajatella enemmän tulevaisuuslähtöisesti”, Doz neuvoo.

Parhaat uudistukset ovat hiljaisia uudistuksia, Doz muistutti. Ne tehdään määrätietoisesti ja hyvin mutta niin, että ne eivät aiheuta pelkoa, hämminkiä tai meteliä.

Kyberturvamallista hyvä esimerkki

Yksi esimerkki uudesta siiloja rikkovasta hallintoajattelusta on Suomen kyberturvamalli, jota Sitran Kosonen esitteli seminaariväelle.

Kun Kososen vetämä kyberstrategian valmistelu alkoi, moni ministeriö yritti pitää kyberasiat omalla vastuullaan. Lisäksi oli vaikeaa luoda yhteistyömalli, joka toisi yhteen viranomaiset ja yksityiset yritykset, joiden panos kansallisessa kyberturvallisuudessa on Suomessa erittäin keskeinen.

Lopulta löytyi tasapaino keskitetylle ja hajautetulle toiminnalle ja malli, johon kaikki saattoivat sitoutua ja jossa asioita hoidetaan ja kehitetään yhtä aikaa sekä valtion huipulla että yrityksissä.

Suomessa on rakennettu viestintäviraston Cert-Fi:hin yhteinen tilannekuvakeskus, johon eri osapuolet antavat ja josta he saavat tietoa – kukin mandaattinsa mukaisesti, omalla tavallaan. Lisäksi luodaan toimijoiden verkosto ja dynaaminen työnjako sekä operaatioiden johtovastuu toimijoiden välille.