sisällön esikatselussa tai sisältösivulla.
Miten kutsun mukaan Erätauko-dialogiin?
Hyödynnä kutsun ja vahvistusviestin mallitekstit
Miten kutsun mukaan Erätauko-dialogiin?
Virittäytyminen tasavertaiseen ja rakentavaan keskusteluun alkaa jo ennen keskustelua. Se näkyy tavassa viestiä ja kutsua mukaan ja luo odotuksia osallistumiselle. Keitä kutsumme, miten ja milloin, ja missä keskustelu järjestetään?
Keskustelijoiden on tärkeää tietää, mihin ovat tulossa. Olemme koonneet tähän vinkkejä, mitä keskustelun järjestäjän on hyvä kutsun suunnittelussa ottaa huomioon.
Keitä kutsun?
Kutsuttava ryhmä voi olla joko entuudestaan toisilleen tuttu porukka tai mahdollisimman monipuolinen toisilleen tuntematon ryhmä ihmisiä. Mieti, minkä kohderyhmän kanssa juuri sinulla on tarve syventää ymmärrystä osaamisen huomaamisesta. Kun olet määritellyt keskustelun kohderyhmän, pysähdy pohtimaan mikä saa kohderyhmän tulemaan paikalle keskusteluun.
Tuttu porukka voi olla esimerkiksi opintoryhmä, organisaation sisäinen tiimi, verkosto tai kaveriporukka. Jos tavoitteena on saada monipuolinen joukko osallistujia, kannattaa kutsumiseen käyttää enemmän aikaa. Kutsumiseen käytetty aika palkitsee, sillä dialogissa keskustelijoiden näkökulmien erilaisuus vaikuttaa aiheen syvempään ymmärtämiseen.
Lue lähemmin kohderyhmän määrittelystä Erätauko-verkkosivulta.
Osallistujien määrä?
Suosittelemme, että verkossa tapahtuvaan keskusteluun osallistuu 4-10 henkilöä ja kasvokkain käytävään keskusteluun 6-12 henkilöä.
Keskustelun pituus?
Keskustelun pituudeksi suosittelemme vähintään 1,5 tuntia ja mieluiten kaksi tuntia. Pohdi myös, mihin kellonaikaan keskustelu järjestetään ja miten se vaikuttaa kutsuttavien mahdollisuuteen osallistua.
Missä järjestän keskustelun?
Kasvokkain käytävään keskusteluun sopii parhaiten rauhallinen tila, jossa ei ole läpikulkua eikä muita häiriöääniä. Tilan tulee olla myös kohderyhmällesi mahdollisimman saavutettava. Siirrä pöydät pois tieltä, ja järjestä tuolit rinkiin. Käytä mieluiten mahdollisimman neutraalia tilaa, kuten kirjastossa olevaa rauhallista ja suljettavaa huonetta. Voit järjestää keskustelun myös esimerkiksi organisaatiosi tiloissa. Tulosta rakentavan keskustelun pelisäännöt, ja laita ne näkyville seinälle tai ringin keskelle.
Jos järjestät verkkokeskustelun, löydät alempaa tältä sivulta vinkkejä verkkokeskustelun vetämiseen.
Miten kutsun osallistujat?
Kutsutavat ja -kanavat kannattaa valita sen mukaan, keitä tavoittelet osallistumaan keskusteluun sekä mitä kanavia he käyttävät ja seuraavat. Mitä avoimempi kutsuttavien ryhmä on, sitä enemmän kannattaa käyttää aikaa kutsumiseen. Mahdollisimman henkilökohtainen kutsu saa varmemmin keskustelijan osallistumaan. Jos kutsu tulee tutulta henkilöltä henkilökohtaisesti, on siihen helpompi tarttua. Hyödynnä siis omia verkostojasi!
Panosta ajallisesti etenkin sellaisten ihmisten kutsumiseen, jotka yleensä jäävät vastaavien keskusteluiden ulkopuolelle. Jo valmiiksi aktiiviset tulevat mukaan pienemmälläkin vaivalla.
Hyödynnä myös Erätauko-säätiön vinkkejä kutsumiseen:
- Löydä parhaat kontaktihenkilöt, joiden kautta saat kohderyhmän paikalle. Tunnista muutama tärkeä henkilö tai organisaatio, joiden kautta saat kohderyhmäsi paikalle. Ketkä kohtaavat heitä jo valmiiksi?
- Ota kontaktihenkilöihin yhteyttä henkilökohtaisesti ja neuvottele heidän kanssaan kutsujen levittämisestä. Mieti yhdessä kontaktihenkilön kanssa, miten kohderyhmä saadaan parhaiten paikalle.
- Kohdenna kutsut oikeisiin kanaviin ja kutsu kohderyhmän kielellä. Mitkä ovat juuri ne kutsukanavat ja -tavat, jotka saavat kohderyhmän paikalle? Muista myös kohdentaa kutsuteksti kohderyhmän mukaan.
Kutsu keskusteluun kannattaa lähettää hyvissä ajoin, viimeistään kolme viikkoa ennen keskustelua. Ilmoittautumisen voi ottaa vastaan ilmoittautumislinkillä tai pyytää ilmoittautumaan sähköpostiviestillä.
Olemme laatineet avuksesi kutsutekstin, jonka voit kopioida alempaa tältä sivulta, muokata mieleiseksi ja hyödyntää kutsussasi.
Luo mielellään Erätauko-dialogille tapahtumasivu, esimerkiksi verkkosivu tai Facebook-tapahtuma, erityisesti, jos keskusteluun on avoin ilmoittautuminen. Voit lähettää kutsutekstin – tai välittää linkkiä tapahtumasivulle – haluamallesi kohderyhmälle some-kanavissa, sähköpostitse, ilmoitustauluilla tai henkilökohtaisesti.
Kutsuminen kannattaa tehdä huolellisesti, vaikka keskustelemassa olisi jo toisilleen tuttu ryhmä. Kutsu virittää tasavertaiseen keskusteluun jo ennen paikalle saapumista.
Kutsussa kannattaa kertoa viimeinen ilmoittautumispäivä, joka on noin viikko ennen keskustelua. Näin saat käsityksen siitä, tarvitaanko lisätoimia esimerkiksi muistutuskutsulla, soittamalla tai laajentamalla kutsuttavien joukkoa.
Ilmoittautuneille kannattaa lähettää vahvistusviesti osallistumisesta lähempänä keskustelun ajankohtaa. Viestissä kerrataan tilaisuuden aika, paikka tai verkko-osallistumislinkki, annetaan mahdollinen muu tarkempi ohjeistus sekä pyyntö ilmoittaa mahdollisesta esteestä osallistua.
Lue lisää vinkkejä kutsumiseen Erätauko-sivulta.
Hyödynnä kutsun ja vahvistusviestin mallitekstit
Hyvä kutsu on selkeä ja ymmärrettävä. Se houkuttelee osallistumaan keskusteluun ja on enintään A4-sivun pituinen. Kutsu motivoi saajan kiinnostumaan ja osallistumaan osaamisen Erätauko-dialogiin.
Teimme avuksesi kutsutekstin ja mallin vahvistusviestistä, jotka voit kopioida, muokata paremmaksi sekä täydentää puuttuvat kohdat. Muutettavat kohdat on merkitty punaisella.
**
Kutsuteksti
Hei! Tervetuloa mukaan keskustelemaan osaamisen huomaamisesta. Mikä auttaa tajuamaan, mitä kaikkea osaankaan?
Aika: päivämäärä ja kellonaika, esim. ke 15.9.2021 klo 13.00-15.00
Paikka: tilan nimi ja käyntiosoite tai verkkotilaisuuden osallistumislinkki
Osaamista kertyy jokaiselle monissa ympäristöissä – joskus jopa huomaamatta. Kurssien ja koulutusten lisäksi opimme työelämässä, vapaa-ajan harrastuksissa ja ihmissuhteissa. Kaikki osaaminen on arvokasta! Aina oman osaamisen havaitseminen ei kuitenkaan ole helppoa. Keskustelu muiden kanssa usein auttaa huomaamaan omaa osaamista.
Tervetuloa keskustelemaan ja saamaan oivalluksia omista vahvuuksista, taidoista ja kyvyistä yhdessä muiden kanssa – siitä missä sinä olet hyvä. Sinulla ei tarvitse olla aiempaa kokemusta oman osaamisesi pohdinnasta. Keskustelun tavoitteena on lisätä ymmärrystä osaamisesta ja sen huomaamisesta, eikä siinä tarvitse päätyä ratkaisuihin tai yksimielisyyteen.
Ryhmässä käytävää keskustelua vetää ohjaaja, ja se perustuu Erätauko-menetelmään, joka on tasavertainen ja luottamuksellinen tapa keskustella. Voit tutustua lähemmin Erätauko-dialogiin verkko-osoitteessa www.eratauko.fi.
Ilmoittaudu mukaan viimeistään päivämäärä ja tieto, miten ilmoittaudutaan, kuten sähköpostiosoite tai ilmoittautumislinkki. (Jos järjestät verkkokeskustelun, lisää tietoa siitä, miten ilmoittautuneet saavat osallistumislinkin, esim. sähköpostitse.)
Lisätietoja antaa (yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot kuten sähköpostiosoite tai puhelinnumero)
Tervetuloa rohkeasti mukaan keskustelemaan!
Järjestäjän nimi
***
Malli vahvistusviestistä Erätauko-dialogiin ilmoittautuneelle
(otsikko:) Tervetuloa Erätauko-dialogiin pvm ja klo!
Hei!
Lämpimästi tervetuloa keskustelemaan osaamisen huomaamisesta Erätauko-dialogiin! Keskustelun tarkoitus on huomata omaa osaamista, joka voi olla tietoja, taitoja, vahvuuksia, asenteita ja muita asioita, joissa on hyvä. Keskustelu on luottamuksellinen, eikä siinä ole yleisöä.
Aika: pvm ja klo
Paikka: tilan nimi ja käyntiosoite tai verkkotilaisuuden osallistumislinkki
Tule mielellään paikalle viisi minuuttia etukäteen, jotta voimme aloittaa tilaisuuden aikataulun mukaan. Varmistathan, että sinulla on mahdollisuus olla läsnä koko keskustelun ajan.
Pari ohjetta verkkokeskusteluun:
- Järjestä itsellesi rauhallinen tila, josta käsin voit osallistua.
- Käytä mielellään kuulokkeita, niin ääni ei kierrä.
- Pidä videota ensisijaisesti päällä mahdollisuuksien mukaan.
Ilmoitathan, jos et pääsekään paikalle. Lämpimästi tervetuloa!
Terveisin
Nimi, organisaatio ja yhteystiedot
Vinkkejä verkkodialogiin
Verkkodialogi voi olla yhtä hyvä kokemus kuin kasvokkain tapahtuva keskustelu. Hyödynnä seuraavat Erätauko-säätiön vinkit verkkodialogin vetämiseen.
Verkkodialogin onnistumiseen auttaa hyvä valmistautuminen!
Keskustelun järjestäjälle verkkototeutus on mahdollisuus tuoda yhteen keskustelijoita ympäri Suomen, jopa maailman. Samalla on mahdollisuus parantaa saavutettavuutta. Monelle verkkokeskustelu saattaa olla jopa turvallisempi ja toimivampi tapa osallistua.
Käytettävissä olevat alustat vaihtelevat toimijasta toiseen. Joillakin on käytössä Teams, toisilla Meet ja monilla Zoom. Muitakin mahdollisuuksia on. Hyödynnä verkkodialogin järjestämisessä aiempaa osaamistasi käyttämästäsi alustasta ja sen toiminnoista. Uudistuksia päivitetään näihin alustoihin säännöllisesti. Sen vuoksi vinkkejä yksittäisten alustojen toiminnoista ei ole koottuna.
Vinkit järjestäjälle
Keskustelu kannattaa järjestää joko kokonaan etänä tai kokonaan kasvokkain. Näiden yhdistelmä eli hybridi on haasteellisempi toteuttaa, ja siihen tarvitaan jo enemmän osaamista!
Oman yhteisön dialogissa voi ulkopuolinen ohjaaja toimia paremmin, jotta kaikkien on mahdollista osallistua tasavertaisesti keskusteluun.
Pohdi, kuinka monta keskustelijaa halutaan mukaan. Verkkodialogissa hyvä osallistujamäärä on 4-10 henkilöä. On hyvä varata keskustelun alkuun 5-15 minuuttia, jolloin järjestäjät ovat jo paikalla ja osallistujat voivat liittyä mukaan kokeillakseen yhteyden, kameran ja mikrofonin toimivuutta.
Lisäksi ennakoi, tarvitaanko mukaan henkilö, joka vastaa käytännön järjestelyistä? Hän voi toimia esimerkiksi teknisenä tukena. Tutustukaa käytettävään alustaan. Järjestäjän on hyvä pohtia ennakkoon, mikä voi mennä pieleen. Järjestäkää tarpeen mukaan kokeilukerta osallistujille, jolloin he voivat kokeilla, toimiiko alusta ja yhteys.
Suosittelemme keskustelun alustukseksi Sitran osaamisen tunnistamista käsittelevää Erätauko-videota, jonka julkaisemme lähiviikkoina. Jos käytät videota, voit jakaa osallistujille linkin videoon ja antaa jokaiselle hetken katsoa sen itsenäisesti.
Huomioi verkkodialogin kutsuprosessissa
On hyvä varmistaa, että kutsuttavat henkilöt tietävät, mitä verkkoalustaa käytetään ja mitä se heiltä vaatii. Ethän yliarvioi nuorten ja aliarvioi vanhempien ihmisten digitaitoja!
Ohjeista osallistujia jo etukäteen, että kameran on hyvä olla auki koko dialogin ajan. Se vaikuttaa luottamuksen syntymiseen ja vuorovaikutuksen vahvistumiseen.
Kerro keskustelijoille, että dialogiin on tärkeää osallistua sen koko ajan ja että läsnäolo sekä keskittyminen yhteiseen hetkeen on erityisen tärkeää.
Kerro viimeistään osallistujille lähetettävässä vahvistusviestissä, että keskustelu on luottamuksellinen ja mitä se etänä tarkoittaa. On tärkeää, ettei tilassa ole muita ihmisiä, tai jos on, tulee osallistujalla olla kuulokkeet, jotta muiden kokemukset eivät kuulu ulkopuolisten korviin. Koska keskustelu on luottamuksellinen, ei sitä tallenneta.
Vinkit verkkokeskustelun ohjaajalle
Verkkokeskustelussa ajan tuntu korostuu. Jos vedät verkkokeskustelun, voit lisätä tauon keskustelun käsikirjoitukseen (tämän sivun lopussa). Käsikirjoitus tarjoaa rungon keskustelun etenemiseen. Mieti lisäksi, onko ennen dialogia alkujutustelua ja laitteiden testaamista tai keskustelun jälkeen jälkijuttelua. Voit käsikirjoittaa myös nämä hetket, vaikka ne olisivatkin luonteeltaan vapaamuotoisia.
Ohjeista osallistujia, että kameran on hyvä olla koko dialogin ajan auki. Verkkokeskustelun ohjaaja eli fasilitoija pitää videon auki koko keskustelun ajan. Tämä luo keskustelijoille turvallisuutta ja helpottaa liittymistä erityisesti silloin, kun osallistujat ovat toisilleen tuntemattomia.
Chatin käyttö voi olla avuksi henkilöille, joille asioiden ääneen sanominen on syystä tai toisesta tilanteessa haastavaa. Pohdi valmiiksi, mitä osioita keskustelusta voit tarpeen mukaan ohjeistaa käytäväksi chatissä.
Anna selkeät ohjeet osallistujille siitä, miten verkkokeskustelussa pyydetään puheenvuoroa, miten videon ja keskustelun pelisääntöjen jakaminen onnistuu sekä miten tarvittaessa jakaannutaan pareihin. Opettele käytettävän alustan toimintaperiaatteet ennen dialogia.
Suosittelemme, että keskustelijat ottavat puheenvuoroja vapaasti toistensa jälkeen siitäkin huolimatta, että aloitus saattaa mennä toisen kanssa päällekkäin. Niin käy usein etäosallistumisessa. Kannusta keskustelijoita kuitenkin tähän. Voitte myös sopia, että jokainen osallistuja laittaa mikrofonin pois silloin, kun ei puhu ja avaa sen taas, kun haluaa itse puheenvuoron. Muita vaihtoehtoja pyytää puheenvuoroa on esimerkiksi alustan viittaustoiminto.
Tallenna itsellesi keskustelun käsikirjoitus, joka julkaistaan tämän sivun alaosaan lähiaikoina, ohjaajan keskustelukortit ja Rakentavan keskustelun pelisäännöt eri välilehdille. Pohdi, kirjoitatko omia muistiinpanoja koneelle vai paperille.
Vinkit verkkodialogin käymiseen on kehittänyt Erätauko-säätiö yhdessä Erätauko-kouluttajien ja -ohjaajien kanssa.
Keskustelun käsikirjoitus
Osaamisen huomaamisesta käytävän Erätauko-dialogin käsikirjoitus (pdf) on tukenasi, kun ohjaat keskustelua verkossa tai kasvokkain. Ohjeista löydät keskustelun etenemisen ja esimerkkisanoitusta. Hyödynnä käsikirjoitus ja sovita juuri omaan keskusteluusi sopivaksi! Ohjeiden avulla voit ohjata 90-120 min pituisen keskustelun.
