sisällön esikatselussa tai sisältösivulla.
Artikkeli on osa kirjoitussarjaa, joka käsittelee puntaroivia kansalaispaneeleja ja niiden työvaiheita.
Sisäinen viestintä osaksi paneelin suunnittelua
Kansalaispaneelia suunniteltaessa on tärkeää ottaa huomioon eri hallinnon ja päätöksenteon tahot, joihin paneelin työskentely ja tuotokset vaikuttavat. Aiheen parissa työskenteleville tai siihen liittyvien päätösten tekijöille kansalaispaneelin käynnistyminen ei saisi tulla yllätyksenä. Paneelin vaikuttavuutta voidaan vahvistaa viestimällä siitä jo suunnitteluvaiheessa.
Sisäisen viestinnän tavoitteiksi voidaan asettaa esimerkiksi päättäjien sitoutuminen kansalaispaneelin tulosten edistämiseen, puntaroivan kansalaiskeskustelun tunnetuksi tekeminen alueella tai kunnassa, tai kansalaispaneelitoiminnan vakiinnuttaminen. Ennen kaikkea, onnistunut sisäinen viestintä varmistaa sen, että paneelin tuotokset käsitellään asianmukaisesti päätöksenteossa ja niistä viestitään avoimesti myös ulospäin.
Panosta kutsukirjeisiin
Osallistujaviestintä alkaa satunnaisotannalla valitulle henkilölle lähetettävästä kutsusta, joka voi olla postitse lähetettävä kirje, tekstiviesti tai sähköposti. Kutsun tehtävänä on kertoa kutsutuille, miten he ovat valikoituneet otokseen ja motivoida heidät ilmoittautumaan kansalaispaneeliin. Kutsukirje kertoo, mihin ongelmaan paneelilla haetaan ratkaisua ja missä, miten ja milloin kansalaispaneeli kokoontuu. Myös osallistujien rekrytoinnin periaatteet kannattaa avata jo kutsussa. Kutsuun vastaaville tulisi käydä ilmi, että lopulliseen kansalaispaneeliin ei välttämättä tule valituksi, vaikka ilmoittaa osallistumishalukkuudestaan. Kirjeet on hyvä saada matkaan viimeistään kaksi kuukautta ennen paneelin ensimmäistä kokoontumista.
Kutsukirjeissä olennaista on henkilökohtaisuus. Kirjeen tulee motivoida osallistumaan ja kertoa vastaanottajalle, että juuri hänen osallistumisensa on merkityksellistä. Kansalaispaneeliin osallistuminen ei edellytä erityisosaamista käsiteltävästä asiasta, vaan jokaisen osallistujan kokemukset ja mielipiteet ovat tärkeitä.
Hyvän vastausprosentin saamiseksi kirjeestä kannattaa tehdä mahdollisimman houkutteleva ja puhutteleva. Kansainvälisten ja kotimaisten kokemusten perusteella kirjeen ulkoasun tulisi olla virallinen ja luottamusta herättävä. Kutsujana kannattaa olla virallinen taho, jolta kansalaispaneelin toimeksianto tuli. Mieluiten joku prosessin tärkeäksi kokeva korkean profiilin tunnettu henkilö omilla kasvoillaan, nimellään ja allekirjoituksellaan.
Kutsukirjeessä tulee käyttää selkeää, ymmärrettävää kieltä eikä siinä tulisi olla liikaa tekstiä – keskeiset tiedot riittävät. Tarkempia tietoja voi tarjota esimerkiksi erillisellä nettisivulla. Myös kuvia ja visualisointeja voi hyödyntää osana kutsua, esimerkiksi kansalaispaneeliprosessin vaiheiden selittämisessä. Lisäksi kutsukirjeen yhteydessä on usein tarve kerätä vastaajilta taustatietoja osallistujavalintojen tekemiseksi, joten kyselydatan käytöstä sekä tietosuojasta tulisi mainita. Yhteystietojen saamisen jälkeen osallistujiin voi pitää yhteyttä esimerkiksi sähköpostilla tai puhelimitse.
Kun halukkaat ovat vastanneet kutsuun, tulee vielä tiedottaa lopulliseen kansalaispaneeliin valituksi tulemisesta ja käytännön yksityiskohdista, kuten osallistumispalkkiosta ja saapumisohjeista. Osallistujille suuntautuva viestintä pitää sisällään myös käsiteltävään aiheeseen perehdyttävän taustatietopaketin ja keskustelusääntöjen lähettämisen. Yksi osa vaikutusten seurantaa on osallistujille suuntautuva viestintä kansalaispaneelin jälkeen. Sen tehtävä on varmistaa konkreettisen tiedon saaminen siitä, miten paneelin suositukset ja tuotokset on otettu vastaan päätöksenteossa tai sen valmistelussa.
Kansalaispaneelin viestintään kuuluu myös yhteydenpito kansalaispaneelin asiantuntijoihin ja fasilitaattoreihin, sekä heidän perehdytyksensä ennen paneelin kokoontumisia.
Mikä mediaa kiinnostaa?
Demokratiakehittäjien kiinnostuksen kohteena ovat usein erilaiset metodologiset valinnat osallistujien rekrytoinnissa, osallistujien keskinäisessä vuorovaikutuksessa ja välineissä kansalaisten mielipiteiden keräämiseksi. Näiden demokratiainnovaatioiden sisäisten piirteiden rinnalla on kuitenkin yhtä tärkeää, miltä uusi vaikuttamisen tapa – kuten puntaroiva kansalaiskeskustelu – näyttää julkisessa keskustelussa ja laajemman yleisön silmissä. Hyvin järjestetty kansalaispaneeli ei herätä luottamusta yleisön silmissä, mikäli sen periaatteista ja työskentelystä ei viestitä avoimesti ulospäin. Esimerkiksi Mustasaaren kansalaisraadin puolueettomuus ja työskentelyn läpinäkyvyys nostettiin esiin julkisessa keskustelussa, mikä osaltaan korostaa tarvetta viestiä kansalaispaneelien järjestämisen yksityiskohdista selkeästi ja avoimesti.
Kansalaispaneelin järjestävän tahon vastuulla on huolehtia, että paneelin kokoonpanosta, osallistujien valintatavasta, mukana olevista asiantuntijoista ja paneelin työskentelystä tiedotetaan laajemmalle yleisölle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tiedottaminen kannattaa toteuttaa verkossa sekä alueellisilla ja valtakunnallisilla lehdistötiedotteilla. Toinen tärkeä viestinnällinen hetki on paneelin julkilausuman ja suositusten julkistus paneelityöskentelyn päätteeksi. Paneelin kannanotto voidaan toimittaa kaikille alueen asukkaille, kuten Mustasaaren kansalaisraadin yhteydessä, tai se voidaan saattaa tiedoksi median edustajille julkistusseminaarissa sekä lehdistötiedotteilla.
Sinua saattaisi kiinnostaa myös
Kansalaispaneeleiden saamaa mediahuomiota selittää erityisesti niiden aihe, mutta myös järjestämistavalla on merkitystä. Belgiassa järjestetty G1000-kansalaiskeskustelu syntyi vastauksena ennätyspitkään poliittiseen kriisiin, jossa maa oli ollut yli 500 päivää ilman hallitusta. Kansalaiskeskustelu kokosi yli 700 satunnaisotannalla valittua kansalaista keskustelemaan yhden päivän ajan Belgian demokratian uudistamisesta. Aloite tapahtumaan tuli tutkijoilta ja kansalaisyhteiskunnan toimijoilta. Näkyvässä viestintäkampanjassa oli mukana useita julkisuuden henkilöitä ja kampanjan ansiosta G1000 sai laajaa mediahuomiota. Se nosti satunnaisotannan sekä puntaroivan kansalaiskeskustelun hyödyt julkiseen keskusteluun Belgiassa.
Median kiinnostuksen syynä voidaan nähdä erityisesti maan tulehtunut poliittinen tilanne. Kansalaiskeskustelua esittänyt liike tarjosi selkeää ratkaisua ja uutta toimintatapaa, johon poliitikoista kirjoittamaan tottunut media tarttui mielellään. Belgian G1000-kansalaispaneeli saattoi saada medianäkyvyyttä myös suuren osallistujamääränsä ansiosta, sillä sen jälkeen työskentelynsä aloittaneesta muutaman kymmenen hengen kansalaispaneelista ei uutisoitu yhtä laajasti. Mustasaaren kuntaliitoksen esimerkissä taas laajaa mediahuomiota selittivät polarisoiva aihe ja erityisesti siihen liittyvät kielikysymykset, jotka määrittävät alueen paikallispolitiikkaa vahvasti.
Kansalaispaneelin kannanoton julkisuus ja medianäkyvyys voivat lisätä laajemman yleisön tietoa paneelissa käsitellystä aiheesta ja kannustaa heitä vaikuttamaan yhteisiin asioihin.
Yleisesti ottaen puntaroivan keskustelun pyrkimys yhteisymmärrykseen ja rakentavaan keskusteluun ei ole median näkökulmasta välttämättä kovin kiinnostava. Puntaroivien kansalaispaneelien roolia päätöksenteossa käsittelevässä tutkimuksessa korostetaan, että media raportoi kansalaispaneelien tuottamia suosituksia hyvin minimaalisesti laajemmalle yleisölle, ja pyrkii sen sijaan tarjoamaan sisältöjä, jotka korostavat vastakkainasettelua yhteistyön sijaan.
Tätä taustaa vasten korostuu kansalaispaneelin järjestäjän aktiivinen rooli tietoisuuden lisäämiseksi kansalaispaneelin työstä ja tuloksista. Inspiraatiota innovatiivisiin viestintätapoihin tarjoaa esimerkiksi OECD:n raportti puntaroivista menetelmistä: paneelin asiantuntijakuulemisten striimaus, taustatietopaketin ja asiantuntijaesityksien jakaminen julkisesti verkossa, osallistujien haastattelut mediassa ja yleisön tavoittaminen televisio- ja radiouutisoinnilla painetun median lisäksi.
Hyvin suunniteltu ja aktiivinen viestintä tuo kansalaispaneelien hyödyt myös niiden kansalaisten ulottuville, jotka eivät valikoituneet satunnaisotokseen ja lopulliseen paneeliin. Kansalaispaneelin kannanoton julkisuus ja medianäkyvyys voivat lisätä laajemman yleisön tietoa paneelissa käsitellystä aiheesta ja kannustaa heitä vaikuttamaan yhteisiin asioihin. Kansalaispaneeliprosessin läpinäkyvyys ja siitä uutisoiminen avoimesti puolestaan lisää luottamusta menetelmää kohtaan.
Suosittelemme
Tästä eteenpäin.
Voiko satunnaisotanta pelastaa demokratian moniäänisyyden?
Kansalaispaneelit tukevat päätöksentekoa – minkälaisiin aiheisiin ne sopivat?
Onnistunut kansalaispaneeli – puntaroivan keskustelun vaiheet ja fasilitointi
Vaikuttavat kansalaispaneelit vaativat kytkennän päätöksentekoon