Tehokas etätyöskentely on suostumista osaamisen jakamiseen ja yhteiskehittämiseen

Poikkeukselliset olosuhteet koronapandemian aikana ovat avanneet monille oven toisenlaiseen asiantuntijatyön tulevaisuuteen. Pohdimme vähemmän aikaerorasitusta tai lentolippuja, ja koitamme sen sijaan istuttaa eri aikavyöhykkeiden ihmisiä samaan Zoomiin.

Koronapandemia on merkittävä epäjatkuvuuden ja epävarmuuden vaihe, emmekä vielä tiedä, miten pitkään tämä vaihe kestää. Sen korona on kuitenkin näyttänyt, miten syvästi yhteiskuntamme ekologiset, sosiaaliset ja taloudelliset perustukset ovat kytköksissä toisiinsa.

Niinpä samaan aikaan kun etsimme uutta normaalia, jo tuntemamme ongelmat koputtavat kulman takana. Keskustelu eriarvoisuuden syvenemisestä, demokratian perustusten horjumisesta tai luontokadosta ovat samaan aikaan työlistallamme rokotejärjesteyksen ja talouden perustan kannattelun kanssa.

Vaikeat ongelmat eivät odota ja maailman heittäessä meille kierrepalloja toisensa jälkeen, tarvitsemme sektori-, organisaatio- ja toimialarajat ylittävää asiantuntijuutta koronapandemiaan liittyvien haasteiden ratkaisemiseksi.

Asiantuntijatyön nopean toiminnan joukot

Maaliskuussa 2020 käynnistettiin Fast Expert Teams -verkosto kehittämään Suomen elinvoimaa ja pehmentämään koronapandemian vaikutuksia. Verkosto laitettiin alulle LUT:n tietojohtamisen professorin Kirsimarja Blomqvistin aloitteesta.

Fast Expert Teams kokosi asiantuntijoita yhteen yli sektorirajojen (ministeriöt, yliopistot ja tutkimuslaitokset, yritykset ja julkisorganisaatiot) työskentelemään pandemiaan liittyvien haasteiden ratkaisemiseksi. Sitra tuki Fast Expert Teamsin toimintaa ja sitralaiset asiantuntijat eri aloilta osallistuivat työryhmien työskentelyyn. Hanketta ohjasi ja fasilitoi Humap.

Asiantuntijaverkosto kasvoi nopeasti ja jo kuukaudessa se kattoi yli 150 toimijaa. Verkosto ratkoi yhdessä korona-ajan moninaisia haasteita työnteon tavoista hygieniatarvikkeiden uudelleenkäyttöön. Osa ryhmistä pohti esimerkiksi palkka- ja keikkatyön yhdistämistä lomautusten vaihtoehtona sekä tarkasteli tehokkaita TKI (tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta)-instrumentteja.

Neljän viikon nopean ja virtuaalisen tiimityön aikana syntyi useita työelämän kehittämistiimejä. Yhteistyön tuloksena koottiin seuraavat toimenpidesuositukset, jotka perustuvat tutkimukseen ja kokemukseen. Samalla synnytettiin nopean verkoston fasilitointiin konkreettisia käytäntöjä. Nämä ovat keskeisiä tuottavuuden kannattelussa myös tulevaisuudessa.

Verkostotyön ja yhteiskehittämisen kolme laatukriteeriä: Luottamus, läsnäolo ja yhteisen ajattelun läpinäkyvyys

Keskeisimmät Fast Expert Teams -verkoston yhteiskehittämisen ja innovoinnin löydökset kytkeytyvät edellytysten luomiseen, yhteistyösuhteiden rakentumiseen ja yhteistyön jatkuvaan läpinäkyvyyteen ja reflektioon. Virtuaalisen yhteistyön kolmen L:n nyrkkisääntö – luottamus, ajattelun läpinäkyvyys ja läsnäolo – muotoutuivat verkostotyön myötä seuraavanlaisiksi suosituksiksi.

1 Luottamus yhteistyöhön ja verkostosuhteisiin täytyy rakentaa – se ei synny itsestään

Digitaalisen osaamisen kehittämisessä suurin yksittäinen tekijä on laadukkaan ihmisten välisen toiminnan synnyttäminen. Tämä tarkoittaa usein osallistamista: ryhmäytymisen ja osallisuuden tunteen mahdollistamista.

Myös tasavertaisen vuorovaikutuskulttuurin synnyttäminen digitaalisissa ympäristöissä on yhteistyön kannalta erityisen keskeistä, jotta kaikki voivat osallistua keskusteluun. Luottamuksen rakentamisessa on tärkeää luoda avointa, selkää, läsnäolevaa ja hyväntahtoista ilmapiiriä, jotta toisilleen vieraatkin asiantuntijat haluavat ja voivat osallistua aktiivisesti työhön.

Jotta asiantuntijat jakavat osaamistaan sekä yhteisen tavoitteen, tarvitaan konkreettisia keinoja. Fast Expert Teams -hankkeessa 150 henkilön tutustumisprosessia tuettiin monin keinoin. Kaikki asiantuntijat kutsuttiin yhteen verkossa heti alkumetreiltä ja osallistujat kuvasivat itsestään videon, jossa kertoivat muille prosessia koskevista intresseistään ja jakoivat ajatuksiaan siitä, millaisissa tulokulmissa heidän osaamisensa olisi parhaassa käytössä.

Jokaisen hankeviikon aikana kerättiin digitaalisesti näkyviin sitä, mitä oli opittu, millaisissa teemoissa oli työskennelty ja erityisesti, millaiseen yhteiskehittämiseen tarvittaisiin lisää asiantuntija-apua. Se mahdollisti jatkuvan, nopearytmisen ja kollektiivisen viisauden käyttämisen teemoissa, joissa moninäkökulmaisuutta eniten kaivattiin. Yhteinen työskentely vaihtuvissa kokoonpanoissa hitsasi ryhmät nopeasti yhteen.

Suomen pitäisi hyödyntää aiempaa merkittävästi enemmän yli sektori- ja organisaatiorajojen tehtävää nopeaa asiantuntijayhteistyötä. Osaamisen jakaminen digitaalisten välineiden avulla mahdollistaa maailmanlaajuisen osaamisen mukaantulon.

2 Läsnäolon kokemus syntyy osallisuutta ja kytkeytymistä rakentavilla työtavoilla

Fast Expert Teams -verkostossa tutkittiin myös nopeasti rakennetun virtuaalitiimin yhteistyön käynnistymisen edellytyksiä, kokemuksia tuottavasta ja läsnäolevasta yhteistyöstä sekä sen tuloksista.

Ison verkoston toiminnan mahdollistamiseksi tarvitaan rakenteita esimerkiksi yhteisen rytmin rakentumiseen tai ketteryyden mahdollistamiseen. Yhdessäohjautumista koordinoitiin yhteisissä kohtaamisissa kolmesti viikossa, ja lisäksi pienryhmät tekivät tekemästään ajattelutyöstä tiivistyksiä kaikkien nähtäville.

Yhteiskunnassa pinnalla olevia ilmiöitä nostettiin esiin koko 150 hengen verkoston toimesta ja niitä tiivistettiin tekoälyn avulla. Lisäksi kaikki osallistujat keräsivät reflektoivaa, arvioivaa ja tutkivaa ajattelua 4–6 viikon ajan oppimispäiväkirjaan. Läsnäolevan ajattelun tavoitteena oli edesauttaa asiantuntijaverkoston helppoa ja sujuvaa yhteistyötä ja mahdollistaa teemojen jatkuva iteroituminen, ristiinpölytys ja yhteinen reflektointi.

Digitaalisen yhteistyön osaaminen ja edellytykset vaihtelevat suuresti, mutta sen kasvattaminen tässä ajassa olisi tuottavuuden kannalta merkittävää. Eri tahoilla kerätyn datan hyödyntämistä tulee jatkokehittää yhteiskunnallisten haasteiden ratkaisemiseksi ja yhteisen tilannekuvan mahdollistamiseksi. Tähän paneuduttiin Fast Expert Teams -työn jatkona käynnistetyssä FutuRemote-hankkeessa.

3 Ajatusten ja osaamisen avoin jakaminen on onnistumisen edellytys

Teknologia ei ole pelkkä digitaalinen tiedon säilömisen kaatopaikka. Yhdessä käytetyt ja valitut työkalut luovat pikemminkin tilan yhteistyön koordinoimiselle, vuorovaikutukselle ja ajattelun näkyväksi tekemiselle. Verkostojen ja työorganisaatioiden toimintaa voidaan tehostaa, monipuolistaa ja rikastuttaa digitaalisten alustojen ja käytäntöjen avulla.

Kun työtä ei enää nykyaikana tehdä samanaikaisesti ja samassa paikassa, teknologia tuo mahdollisuuksia tilanteiden, osaamisten ja kiinnostuksenkohteiden yhteenliittämiselle hyvin ketterästi. Muuttuvien tilanteiden keskellä osaamisten ja ajatusten jakamisen merkitys korostuu, kun ihmiset työskentelevät hajallaan. Asiantuntijoiden tiedot ja kokemukset on saatava yhteiseen käyttöön.

Yhteiskehittely, uudistaminen, ongelmanratkaisu sekä innovaatioiden synnyttäminen ovat teemoja, joissa on panostettava erityisesti digitaalisten yhteistyöprosessien tukemiseen (fasilitointiin). On myös tärkeä opetella työkalujen käyttöä yhdessä sekä rytmittää samanaikaista ja eriaikaista työskentelyä, jotta saamme käyttöön parhaan osaamisen eri puolilta organisaatiota ja maailmaa.

Myös yhteenkuuluvuuden tunteen syntymisen kannalta teknologiavalinnoilla on merkittävä rooli. Sosiaalisen vuorovaikutuksen tukeminen vähentää tutkimusten mukaan etätyöskentelyssä koettua eristäytyneisyyttä. Fyysinen eristyneisyys ja kohtaamisten puute voivat johtaa tilanteeseen, jossa syödään organisaatioiden ja verkostojen toiminnalle tärkeää sosiaalista pääomaa, joka on kertynyt yhteisölle kasvokkain työskentelyn aikoina. Hyvinvoiva ja hyvin toimiva työyhteisö tarvitsee panostuksia sekä kasvokkaiseen että digitaaliseen vuorovaikutukseen.

Lue lisää:

1. Fast Expert Teams -verkoston tuottama loppuraportti ja toimenpidesuositukset: FAST EXPERT TEAMS vs. KORONA – ESTETÄÄN SUOMEA HALVAANTUMASTA (pdf).

2. Verkoston oppeja nopearytmisen verkostoyhteistyön kannatteluun ja yhteistyöhön: Ratkaisuja Suomen työelämän ja talouden selviämiseen – Nopeiden asiantuntijatiimien fasilitoinnin opit globaalissa kriisissä

3. Etätyöstä tehty kansallinen tutkimus, joka toteutettiin osana Fast Expert Teams -verkoston etätyölaboratorio-tiimiä: National Remote Work Survey Remote Work During The Corona Crisis (pdf)