Miten teillä ymmärretään ennakointi?

Onnistuneen ennakoinnin avain on tulevaisuutta koskevan tiedon integrointi organisaation lopulliseen päätöksentekoon kaikilla päätöksenteon tasoilla. Suomalaisilla yrityksillä on kuitenkin tässä ongelmia, osoitti tekemämme tutkimus yritysten ennakointitiedon hyödyntämisestä.

Strategisti, initiaattori vai opponentti?

Tulevaisuustiedon hyödyntämisen ongelmien taustalla on väärinkäsitys siitä, mitä ennakointi on. Ennakointi nähdään useimmiten välineenä ennalta määritettyjen tavoitteiden saavuttamiseen niiden haastamisen sijaan. Tulevaisuustietoa etsitään periaatteella ”facts about the future” eli oletetaan, että tulevaisuus on tulossa valmiina ja että tästä valmiista tulevaisuudesta on saatavilla tietoa. Tietoa saatetaan etsiä esimerkiksi uusista teknologioista, joilla nähdään olevan merkitystä omalle toimialalle. Tätä tietoa hyödynnetään ”strategistin” ja ”initiaattorin” rooleissa strategisessa pitkän tähtäimen suunnittelussa ja uusien tuotteiden kehitystyössä. Ennakoinnista puhumisen sijaan puhutaan helposti ennustamisesta.

Vähemmän huomiota kiinnitetään ennakoinnin ja tulevaisuustiedon rooliin opponenttina eli olemassa olevien käsitysten haastajana ja erilaisten vaihtoehtoisten tulevaisuuksien pohdinnassa, vaikka tämä voi olla kenties kaikkein suurin hyöty mitä ennakoinnista voi saada. Vaihtoehtoisten tulevaisuuskuvien ja -polkujen pohtimatta jättäminen rajoittaa organisaation aitoja kehittymismahdollisuuksia, sillä niin ihmisten omat kuin yhteisesti jaetut käsitykset tulevaisuudesta ohjaavat tämän päivän tekoja, joista tulevaisuus puolestaan rakentuu.

Tulevaisuustietoa etsitään liian läheltä

Toinen keskeinen haaste yrityksille on se, että ne useimmiten keskittyvät tulevaisuutta koskevan tiedon haussaan hyvin suppeaan tonttiin oman toimialansa ympärillä. Tärkeimpinä tulevaisuustiedon lähteinä nähdään omat asiakkaat, kollegat, liikekumppanit ja kilpailijat. Kyse on tällöin enemmänkin markkinatutkimuksesta kuin ennakoinnista. Näin toimitaan, koska tuttu tieto on helppo ymmärtää ja sulauttaa omaan toimintaan. Yrityksen tulevaisuuden kannalta ratkaisevampi tieto voi kuitenkin nousta jostain paljon kauempaa oman tontin ulkopuolelta. Tällaisen tiedon tulkinta ja sulauttaminen vaatii enemmän työtä.

Kohti jaettua ymmärrystä ennakoinnista

Ratkaisu parempaan ennakointitiedon hyödyntämiseen on jaettu ymmärrys ennakoinnista. Erilaisten ennakointia koskevien käsitysten näkyväksi tekeminen voidaan aloittaa esimerkiksi seuraavilla kysymyksillä.

• Mihin tarvitsemme ennakointia?
• Onko ennakointi vain tiettyjen henkilöiden vai kaikkien vastuulla?
• Onko ennakointi organisaatiossamme rakenteellista vai kulttuurista?
• Onko ennakointi ylimmän johdon kertaponnistus strategiatyön keskellä vai jatkuvaa keskustelua yhdessä eri sidosryhmien kanssa?
• Näyttäytyykö ennakointi meille vastauksia antavana oraakkelina, vaihtoehtoisten tulevaisuuksien tutkailun puutarhana vai eri intressien taistelukenttänä?

Edellä mainittujen kysymysten avulla päästään kiinni erilaisiin käsityksiin ennakoinnin luonteesta ja rooleista. Paremman yhteisymmärryksen pohjalta on helpompi tuoda tulevaisuutta koskevaa tietoa päätöksentekoon ja vahvistaa organisaation ennakointikyvykkyyttä. Ennakointikyvykkyys riippuu esimerkiksi yrityksen kulttuurista ja rutiineista eli prosesseista ja arjen käytännöistä. Se, että tulevaisuutta koskevan tiedon käsittely on niissä läpileikkaavasti mukana, takaa paremman tiedon hyödyntämisen muuallakin kuin ylimmän johdon pöydässä.

Kirjoitus on osa #tietohaaste-blogisarjaa, joka kokoaa yhteen näkökulmia liittyen kolmeen teemaan: 1) Tieto- ja ihmiskäsityksen monipuolistaminen, 2) Dialogi- ja digiloikka: Eri muotoisen tiedon koonnin ja yhteisen tulkinnan toimintamallit sekä 3) Tiedon ja päätöksenteon rajapintaan liittyvä osaaminen ja johtaminen.

Lisälukemista:

Niinisalo, Tarja (2016) “Meidän tulevaisuudentutkimus on sitä, että seurataan, mitä muualla tapahtuu” – tulevaisuuden ennakoinnin kyvykkyydet ja prosessit mediayhtiöissä. Pro gradu -tutkielma. Aalto-yliopisto.

Pouru, Laura (2016) Strategic foresight and utilization of future-oriented information in Finnish SMEs – Reframing the intermediary role of Tekes. Pro gradu -tutkielma. Turun kauppakorkeakoulu.

Pouru, Laura – Dufva, Mikko – Niinisalo, Tarja (2018) Creating organisational futures knowledge in Finnish companies. Technological Forecasting and Social Change, article in press.