Työpaja verkossa – 10 nopeaa oppia

Me Sitra Labissa olemme järjestäneet 2019 syyskuusta alkaen kuukausittaisia HERÄÄMÖ-tapahtumia, joiden tavoitteena on kerätä muutoksentekijät oppimaan toisiltaan ja kuulemaan kiinnostavia ajatuksia systeemisen muutoksen pioneereilta.

Näissä poikkeuksellisissa olosuhteissa mekin teimme HERÄÄMÖLLE muodonmuutoksen ja siitä tuli Sitra Labin ensimmäinen kokonaan etänä toteutettu työpaja. Mitä opimme? Tässä vinkkimme!

1.      Älä panikoi, kokeile rohkeasti!

Sitra teki 12.3.2020 päätöksen siirtää kaikki kevään tapahtumansa verkkoon.  Kun ilmoitus saapui, yritimme nähdä tämän epätavallisen tilanteen mahdollisuutena: meillä olisi reilu viikko aikaa muuttaa yhteiseen oppimiseen perustuva tapahtumamme virtuaaliseksi. Huh!

Olimme toki aikaisemmissa HERÄÄMÖISSÄ striimanneet tapahtuman etäosallistujille ja vuoden vaihteen jälkeen myös kevyesti fasilitoineet etäyhteyttä. Nyt pääsisimme toden teolla kokeilemaan koko tapahtuman viemistä verkkoon. Verkossa opitaan samalla tavalla kuin muuallakin – onnistumisten ja erehdysten kautta. Verkkotyöpajaan kannattaakin rohkeasti ottaa erilaisia elementtejä kokeiluun. HERÄÄMÖSSÄKIN rohkea hyppy verkkototeutukseen kannatti, teimme nimittäin yleisöennätyksen!

2.      Vuorovaikutteisuus onnistuu verkossakin

Olimme aikaisempien osallistujapalautteiden pohjalta kehittäneet HERÄÄMÖÄ askel askeleelta vuorovaikutteisempaan suuntaan. Nyt uuden tilanteen edessä, halusimme pitää tilaisuuden mahdollisuuksien rajoissa entisellään. Fyysistä tapahtumaa, verkostoitumishetkineen, parikeskusteluinen ja työpajatyöskentelyineen, on mahdoton sellaisenaan siirtää verkkoon, joten edessä oli haaste: miten säilyttää kohtaamiset, puheensorina ja yhdessä tekeminen, vaikka jokainen osallistuukin kotoaan käsin?

Mikä vain verkkoalusta, joka mahdollistaa video- ja puheyhteyden, antaa jo paljon mahdollisuuksia vuorovaikutukseen. Alusta ei kuitenkaan yksin riitä, vaan on vuorovaikusta ohjattava ja siihen kannustettava fasilitaattorien voimin. Käyttämämme verkkoalusta Zoomin toiminnallisuudet, kuten äänestykset ja kädennostot, sekä breakout-rooms -toiminto, jonka avulla osallistujat voidaan jakaa ”huoneisiin” keskustelemaan pienryhmissä, jäsentävät ohjelmaa ja auttavat luomaan lisää mielekkäitä paikkoja vuorovaikutukselle.

3.      Tutustu muiden oppeihin

Verkko on juuri nyt pullollaan hyviä vinkkejä etätyöskentelystä ja virtuaalityöpajojen rakentamisesta aina fiksujen tiimikokousten luomiseen. Itse hain oppia pikana myös lyhyestä minivalmennuksesta. Myös virtuaalifasilitaattorien ryhmä Facebookissa on ollut oiva osoite vertaistukea kaipaaville. Lisäksi kannattaa rohkeasti osallistua muiden järjestämiin tilaisuuksiin ja ottaa oppia niistä.

4.      Käsikirjoita tilaisuus tarkasti

Kokemuksemme mukaan virtuaalitapahtuma tarvitsee vieläkin tarkemman aikataulun kuin fyysinen tapahtuma. Etäyhteyden ääressä on haastavampaa improvisoida ja muuttaa tapahtuman rakennetta lennossa, kun taustajoukot sijaitsevat eri näyttöpäätteiden äärellä.

Tapahtumien käsikirjoittamista varten on olemassa valmiita työkaluja, kuten SessionLab, joka lyhyen kokeilun perusteella vaikuttaa kelpo työkalulta. Itse tein käsikirjoituksen kuitenkin Google Docsilla, jotta pystyin jakamaan ja muokkaamaan sitä yhdessä päivän esiintyjän kanssa. Käsikirjoitus on hyvä käydä läpi yhdessä tiimin ja esiintyjien kanssa aikataulukömmähdysten minimoimiseksi.

5.      Pidä kenraaliharjoitus, jos mahdollista

Etätyöpajoista oppii joka kerta jotakin uutta, eikä kenraaliharjoituksemme ollut poikkeus. Kenraaliharjoituksessa jaoimme osallistujat pienryhmähuoneisiin ja kun yritin viestittää ryhmille ”huoneisiin” broadcast-toiminnolla, ilmeni tekstikentässä olevan merkkiraja, eikä koko tehtävänanto mahtunutkaan yhteen viestiin. Myöskään lähettämäni linkki ei näkynyt linkkinä vaan tekstinä. Myöhemmin asia korjattiin antamalla osallistujille tarvittavat linkit chatissa jo ennen jakoa pienryhmiin. Tällaisiin verkkototeutuksessa eteen tuleviin rajoituksiin on mahdotonta varautua – ellei sitten kokeile ensin.

6.      Jaa roolit

Yhden ihmisen on mahdotonta huolehtia live-tapahtuman järjestämisestä eikä se onnistu internetissäkään. Pienen tilaisuuden vetää kahdella virtuaalivelholla, mutta yli parinkymmenen hengen tilaisuuteen on hyvä valjastaa useampi käsipari. Me jaoimme roolit seuraavasti:

• Tilaisuuden vetäjä avaa tilaisuuden, juontaa, ohjeistaa verkkoalustan käyttöön, pitää huolen aikataulusta ja toimii esiintyjän apuna Q&A-osiossa.
• Tekniikkavastaava nauhoittaa videon, hoitaa pienhuonejaon ja käyttää tarvittaessa spotlight-toimintoa. Tekniikkavastaavalla on verkkoalustan pääoikeudet.
• Chat-vastaava vahtii chattia ja vastaa sinne ilmestyviin kysymyksiin.
  + Extra rooli: visuaalinen fasilitaattori kuvittaa tapahtumankulkua erillisellä ohjelmalla.

7.      Aloita tilaisuus hieman luvattua myöhemmin ja lämmitä yleisöä

Olen huomannut, että etäosallistujat lipsuvat fyysisten osallistujien lailla tapahtuman aloitusajasta. Verkossakin voi eksyä, eli käytettävä alusta ei avaudukaan tai linkki on hukassa. Lisäksi virtuaaliseen tapahtumaan on vielä haastavampaa hypätä kesken kyytiin, mikäli työkalu ja sen toiminnallisuudet ovat uusia. Niinpä tapahtuman alkuun kannattaa jättää 10-15 minuuttia vapaata keskusteluaikaa sekä aikaa tutustua ohjelman ominaisuuksiin ennen virallista aloitusta.

Me aloitimme HERÄÄMÖn klo 8.40, jolloin ihmisiä oli linjoilla jo lähes 140. Alun yksinäisen juttelun aikana sitä tuntee olonsa puhuvaksi pääksi, mutta siihenkin tottuu. Osallistujia voi pyytää testaamaan mikkejään huudahtamalla hyvät huomenet ja esimerkiksi tutustumaan ennakkomateriaaliin ennen aloitusta.

8.      Panosta etukäteisviestintään ja orientoi osallistujat verkkotyöpajaan

Lähetimme osallistujille edeltävänä päivänä viimeisen ennakkoviestin, joka sisälsi ennakkomateriaaleja. Pyrimme toiston kautta saamaan ihmiset tietoisiksi tapahtuma luonteesta: tämä ei olisi pelkkä striimi vaan työpaja. Ihmiset ovat toistaiseksi tottuneet striimin tai etäosallistumisen tarkoittavan passiivista ruudun katsomista. Näin ollen ei ole ihme, jos yhtäkkinen muutos passiivisesta katselijasta aktiiviseksi osallistujaksi saattaa saada osallistujan pakenemaan live-lähetyksen ääreltä.

9.      Kopioi asioita livetilanteesta

Keräämme tavallisesti HERÄÄMÖISSÄ osallistujien pääoivalluksia Mentimeter-sovelluksella. Sillä saa yksinkertaisesti kerättyä osallistujien ajatuksia sanapilviin, äänestyksiin ja avoimiin kenttiin. HERÄÄMÖN osallistujien oivallukset näyttivät tältä: https://www.mentimeter.com/s/e3f8c88871ff29e5bc6cccaced6ef82d/3484b903aae1

Esityksen jälkeen osallistujilla on hetki aikaa esittää kysymyksiä puhujalle. Etänä hoidimme Q&A-session kädennostotoiminnon avulla. Kysymysten esittäminen onnistuisi myös chatissa, mutta aitouden tunne syntyy, kun kysyjät pääsevät itse ääneen.

10. Kannusta ihmisiä pitämään videot päällä

Olemme vielä toistaiseksi ujoja pitämään virtuaalikokoontumisissa videoita auki. Tapahtumapuhujamme kertoi pohtineensa monologinsa aikana, puhuuko hän pelkälle videokameralle vai onko toisella puolella oikeasti ihmisiä. Nuo toistasataa silmäparia kyllä näkivät esiintyjän, mutta esiintyjä koki puhuvansa tyhjälle stadionille. Rohkaiskaamme ihmisiä videon avaamiseen; ei se pure!