Uutta virtaa byrokratiabunkkereihin?

Uusi turvallisuus -foorumi matkusti 1.-5.12. 2013 Kööpenhaminaan katsomaan, minkälaisia uuden turvallisuuden ratkaisuja Tanskassa on keksitty. Tässä sarjassa osallistujat blogaavat matkalta itseään inspiroineesta aiheesta.

Uusi turvallisuus -foorumin Tanskan jaksolla yksi tutustumiskohde oli Mindlab, joka on kolmen ministeriön ja yhden kunnan yhteinen innovaatioyksikkö. Yksikön tehtävänä on auttaa ministeriöitä ja kuntaa löytämään käyttäjälähtöisiä ratkaisuja valmisteltaviin asioihin. Tämä tarkoittaa luopumista perinteisestä työryhmissä tapahtuvasta, usein varsin teoreettisesta ja hitaasta valmistelusta. Valmistelun keskiöön otetaan ratkaistava asia, jota ryhdytään käymään läpi vaihe vaiheelta.

Esimerkkitapauksena kuulimme, miten yhteistyössä luotiin prosessi jolla varmistetaan, että uusi kahvila täyttää heti alusta lähtien verottajan, työsuojelun ja terveysviranomaisten vaatimukset. Valmistelussa olivat mukana kaikkien prosessiin liittyvien viranomaisten edustajat, jotka kävivät työn eri vaiheet läpi paikan päällä kahvilassa. Tämän jälkeen valmisteltiin kolme eri vaihtoehtoista mallia. Tämän jälkeen kysyttiin yrittäjiltä, mikä näistä olisi paras. Lopputulos esiteltiin asiasta päättävien tahojen johdolle, joka halutessaan kehitti ratkaisua edelleen ja teki sen jälkeen päätökset kukin oman toimialansa osalta.

Työn lopputuloksena syntyi menettely, joka otti huomioon eri viranomaisten vaatimukset heti alusta lähtien ja jota yrittäjä pystyi järkevästi toteuttamaan. Säästettiin aikaa ja rahaa eikä korjauskierroksia tarvittu. Toiminta otti huomioon yrittäjän tarpeet, ja näin myös kannusti muita yrittämään koska aloittaminen ei enää näyttänytkään vaikealta. Käyttäjien ääni otettiin huomioon ja eri viranomaiset toimivat yhteistyössä eivätkä suunnitelleet omia, yrittäjän kannalta samaan asiaan liittyviä toimiaan toisistaan tietämättä ja erillään.

Miten tämä kahvilaesimerkki liittyy uuteen turvallisuuteen? Meillä on tapana hakea ratkaisuja yhteistyön ongelmiin muuttamalla organisaatioita. Laatikot laitetaan uuteen järjestykseen. Organisointi on usein työlästä ja hidasta. Kun organisaatiomuutos on tehty, jatkavat samat ihmiset saman johdon alaisina entiseen tapaan työtään. Voidaankin kysyä, muuttuiko mikään. Vanhat ja myös uudet turvallisuushaasteet ovat lisänneet vaatimuksia turvallisuuden kannalta keskeisten viranomaisten välisen yhteistoiminnan lisäämiselle. Eräänä ratkaisumallina on esitetty, että turvallisuusviranomaiset koottaisi yhteen yhden ministeriön alaisuuteen. Voidaan kuitenkin kysyä, hyötyisikö yhteiskunta siitä, että jo nyt hyvin suljetut turvallisuusorganisaatiot koottaisi yhteen suuremmaksi kokonaisuudeksi. Näille organisaatioille on tyypillistä, että ne eivät kovin mielellään ota ohjausta ulkopuolelta, vahtivat tarkasti reviireitään eikä niiden toiminta ei ole kovin läpinäkyvää. Joustavuuden ja yhteistyön lisääntymisen sijaan ratkaisu saattaisi synnyttää turvallisuusbunkkerin, joka olisi itse paras asiantuntija kaikissa turvallisuuteen liittyvissä asioissa.

Uutta turvallisuutta on keskittyä organisaatiopohdintojen sijasta siihen, että lisätään ministeriöiden kykyä ratkaista tehokkaasti ja nerokkaasti asioita. Mindlab on tästä käytännön toimiva esimerkki. Mindlabin työmenetelmää käyttäen voisimme luoda hyvän toimintamallin poliisin, lastensuojelun ja terveydenhuollon väliseen yhteistyöhön lapsiin kohdistuvan väkivallan vähentämiseksi sen sijaan, että loppumattomasti pähkimme salassapitoon ja tietojenvaihtoon liittyviä kysymyksiä teoriassa. EU:n ja Venäjän mahdollinen viisumivapaus vaatii uusia toimintamalleja viranomaisilta, myös näitä voitaisiin kehittää Mindlab-esimerkin mukaan. Resurssit säästyisivät ja päätökset paranisivat. Ymmärrettävämmät päätökset lisäisivät kansalaisten tyytyväisyyttä ja luottamusta päätöksentekijöihin.