Rahoitushaussa rahoitetaan hankkeita, jotka tähtäävät Polis-osallistumisalustan käytön vakiinnuttamiseen kunnissa. Hankkeiden tulee keskittyä osallistumisalustan avulla saatujen tulosten viemiseen päätöksentekoon tai palveluiden kehittämiseen ja niiden vaikuttavuuden varmistamiseen. 
 
Hankkeissa voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavia toimenpiteitä: 

• Polis-osallistumisalustan vakiinnuttaminen osaksi kunnan strategiaa, vuosikelloa, päätöksentekosykliä, osallistumisen ohjelmaa ja muita keskeisiä ohjausdokumentteja. 

• Polis-osallistumisalustan monipuolinen hyödyntäminen kunnan säännöllisesti toistuvissa päätöksentekoprosesseissa, esimerkiksi strategiaprosessissa, vaikutusten ennakkoarvioinnissa tai laadittaessa toimialakohtaisia suunnitelmia.  

• Polis-osallistumisalustan mallintaminen osaksi päätöksentekoprosessia. Tässä voidaan hyödyntää esimerkiksi palvelumuotoilua tai virkahenkilöiden yhteistyöskentelyä. 

• Henkilöstön osaamisen kehittäminen Polis-osallistumisalustaprosessin suunnittelussa ja toteutuksessa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi palveluiden kehittäjien perehdyttämistä menetelmään tai asukasosallistumisen kulttuurin vahvistamista. 

• Luottamushenkilöiden ymmärryksen vahvistaminen asukasosallistumisesta ja Polis-alustasta, jotta sitä osataan hyödyntää sopivissa yhteyksissä ja tarkoituksenmukaisesti. Asukasosallistumisen merkitystä ja Polis-alustan käyttöä voidaan avata luottamushenkilöille esimerkiksi perehdyttämistilaisuuksissa. Polis-osallistumisalustan käyttäminen yhdessä (ketjuttaminen) muiden osallistumismenetelmien, kuten kansalaispaneeleiden, robottipuheluiden tai Erätauko-dialogin kanssa. Esimerkiksi Polis-alustan ja pyöreän pöydän keskustelujen yhdistämisestä on saatu hyviä kokemuksia. Pyöreän pöydän mallista on tarkemmin tietoa Sitran työpaperissa Asukaspaneeli- ja Polis-kokeilut hyvinvointialueilla 2023–2024, oppeja ja suosituksia demokratian kehittäjille (sivulla 35). 

• Polis-osallistumisalustan roolin määrittely osana laajempaa asukasosallistumisen työkalupakkia arvioiden alustan vahvuuksia ja heikkouksia suhteessa muihin kunnan käyttämiin osallistumismenetelmiin. Tässä yhteydessä voi myös punnita, pitäisikö jokin menetelmä korvata pysyvämmin Polis-alustalla.   

• Polis-osallistumisalustan käyttö organisaation sisäisessä kehittämistyössä. Polis-alustan avulla voi esimerkiksi kartoittaa henkilöstön näkökulmia organisaation uudistamiseen. 

Hankesuunnitelman tulee kuvata selkeästi, mihin tarpeeseen digitaalista osallistumista kaivataan, kuinka osallistuminen toteutetaan Polis-alustalla, millaisia osapuolia sekä kohde- ja sidosryhmiä hankkeeseen liittyy, ja mihin osallistumisesta saatua tietoa tullaan hyödyntämään. Kiinnitämme erityistä huomiota siihen, millaisia pysyviä toimintatapoja tai rakenteita kunnan päätöksentekoon hankkeessa syntyy. 

Hankesuunnitelma tulee laatia Sitran hankesuunnitelmapohjalle (Word). Hankesuunnitelman maksimipituus on viisi sivua. 

Sitran tavoitteena on levittää hankkeista saatuja tuloksia, tietoja ja kokemuksia laajasti yhteiskunnassa hyödynnettäväksi. Hakija sitoutuu viestimään hankkeestaan Sitran kanssa sovittavalla tavalla.  

Rahoituksensaajan tulee hankkeen sopimusehtojen mukaisesti laatia toteuttamastaan hankkeesta taitettu loppuraportti, joka julkaistaan rahoittajan verkkosivuilla. Loppuraportti auttaa muita kuntia ja julkishallinnon toimijoita ymmärtämään, kuinka Polis-osallistumisalustaa voidaan hyödyntää kuntien päätöksenteossa ja mitä sen käyttö edellyttää. Loppuraportti voidaan julkaista myös Sitran verkkosivuilla ja sitä voidaan hyödyntää Sitran viestinnässä yhdessä sovittavalla tavalla. 

Sitran tavoitteena on tukea vuorovaikutusta ja vertaisoppimista rahoitettavien hankkeiden välillä. Hankkeiden edustajien tulee siksi osallistua Sitran järjestämiin tapaamisiin, joihin kutsutaan tästä hausta rahoitusta saavat hankkeet. Yhteiseen oppimiseen tähtääviä tapaamisia järjestetään vähintään kuusi kertaa vuosien 2025–2026 aikana. Osa tapaamista järjestetään verkossa ja osa Sitran tiloissa Helsingissä.  

Rahoitusta voi hakea kunta. Enintään neljä alle 20 000 asukkaan kuntaa voi hakea rahoitusta myös yhdessä (konsortio), mutta tällöin Sitra tekee erillisen rahoituspäätöksen ja rahoitussopimuksen kunkin rahoitusta hakevan kunnan kanssa. 

Kukin kunta voi olla hakijana vain yhdessä rahoitushakuun lähetetyssä hakemuksessa. Sitralla on oikeus sulkea haun ulkopuolelle organisaatio, joka rikkoo haun sääntöjä tai voimassa olevia lakeja tai on muutoin perustellusti sopimaton osallistumaan hakuun. 

Rahoitusta haetaan täyttämällä ja lähettämällä hakulomake Sitran sähköisessä asiointipalvelussa. Hakija syöttää tiedot hakulomakkeelle. Lisäksi sähköiseen asiointipalveluun ladataan hankesuunnitelma. Hankesuunnitelmassa noudatetaan Sitran hankesuunnitelman mallipohjaa (Word). Vain sähköisen asiointipalvelun kautta jätetyt hakemukset huomioidaan rahoitushaussa. 

Hakemukset tulee jättää viimeistään 6.5.2025 klo 12.00. 

Hakija saa täydentää hakemustaan ennen hakuajan päättymistä niin kauan kuin hakemus on tallennettu sähköiselle alustalle luonnoksena. Kun hakulomake on lähetty, sitä ei voi enää muokata.  

Jos haet rahoitusta yhdessä muiden hakijoiden kanssa (konsortio), kukin hakija täyttää kustannusraportointilomakkeen omalta osaltaan. Päähakija lataa kustannusraportointilomakkeet asiointipalveluun tekemänsä yhteishakemuksen liitteiksi. Mikäli haet rahoitusta vain yhdelle organisaatiolle, täytä kustannusraportoinnin tiedot suoraan asiointipalveluun.   

Sitraa sitoo julkisuuslaki. Sitralle toimitetut asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niihin voida soveltaa julkisuuslain salassapitoa koskevia säännöksiä. Hakijaa pyydetään huomioimaan julkisuusperiaate ja merkitsemään esimerkiksi liikesalaisuuksiksi katsomansa tiedot salassa pidettäviksi. Julkisuuslain mukaan päätöksen asiakirjojen julkisuudesta tekee kuitenkin viime kädessä Sitra. 

Sitralla on oikeus jatkaa hakuaikaa tai tehdä muita vähäisiä muutoksia haun ehtoihin. Sitralla on myös oikeus keskeyttää haku, jos olosuhteet tai haun avaamisen hetkellä vallinneet edellytykset ovat siinä määrin muuttuneet, että haun loppuun saattaminen ei Sitran arvion mukaan ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Muutoksista ilmoitetaan sitra.fi-sivustolla.  

Sitra järjestää kiinnostuneille hakijoille infotilaisuuden Polis-alustan ja kansalaispaneeleiden rahoitushauista Teamsissa 11.4.2025 klo 9.00–10.00. Osallistuminen infotilaisuuteen edellyttää ennakkoilmoittautumista 9.4.2025 klo 16.00 mennessä. Tarkemmat tiedot infotilaisuudesta ja ilmoittautuminen löytyvät tapahtumasivulta. 

Hakija voi esittää kysymyksiä rahoitushausta hakuaikana infotilaisuudessa sekä verkkolomakkeella. Kysymykset tulee lähettää verkkolomakkeella viimeistään 11.4.2025 klo 16.00, minkä jälkeen kaikki hakuun liittyvät kysymykset ja vastaukset julkaistaan viimeistään 16.4.2025 sitra.fi:ssä. Linkki kysymyksiin ja vastauksiin päivitetään tälle sivulle. 

Sitra ei järjestä hakijoille hakuneuvontaa esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse. Asiointipalveluun liittyvissä kysymyksissä teknistä tukea saa tarvittaessa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen rahoitushaut@sitra.fi. 

Rahoituksen myöntämisen edellytyksenä on hakuilmoituksen mukaisen rahoitushakemuksen toimittaminen liitteineen annetussa määräajassa Sitran sähköiseen asiointipalveluun. 

Rahoituksen myöntäminen edellyttää lisäksi Sitran rahoituksen käyttöehtojen ja rahoitussopimuksen hyväksymistä. Rahoituksen käyttöehdot ja rahoitussopimus ovat hakuilmoituksen liitteinä ja hakijaa pyydetään tutustumaan niihin ennen hakemuksen jättämistä. Rahoituksensaajan tulee ennen rahoituksen maksamista tehdä ja allekirjoittaa rahoitussopimus Sitran kanssa. 

Rahoitushaun ja myönteisen rahoituspäätöksen perusteella myönnettävällä rahoituksella voidaan kattaa ainoastaan sellaisia hankekustannuksia, jotka on määritelty Sitran rahoituksen käyttöehdoissa. Sitra ei korvaa hakijalle mitään hakukuluja eikä rahoitukseen liittyen mitään muita kuluja. 

Sitra toimii rahoittajana. Rahoitushakemukset, joiden perusteella Sitra ostaisi tai muutoin hankkisi hakijoilta palveluita, hylätään. 

Sitra tekee hankesuunnitelman, arviointikriteerien ja esitetyn budjetin perusteella kokonaisarvion Sitran rahallisen tuen myöntämisestä hankkeelle. 

Sitra painottaa hakemusten arvioinnissa seuraavia kriteerejä: 

• Kunnan asukkaat pääsevät osallistumaan Polis-alustan avulla aidosti kunnan päätöksentekoon 

• Kunta on tunnistanut päätöksenteon ajankohtaisen kysymyksen, johon tarvitaan kuntalaisten ymmärrystä, hyväksyntää ja sitoutumista. Hakija osoittaa vähintään yhden esimerkin, mihin todelliseen päätöksentekoprosessiin Polis-keskustelu kytkeytyy. Polis-keskustelun toimeksianto voi tulla myös päätöksentekijöiltä. 

• Kunnassa halutaan kunnianhimoisesti kehittää kuntalaisten digitaalisen osallistumisen keinoja. Kunta esittää pysyviä toimenpiteitä, joilla varmistetaan kuntalaisten osallistuminen päätöksenteossa. Hakija osoittaa vähintään yhden esimerkin, mihin todelliseen toiminnan tai palveluiden kehittämisen prosessiin Polis-keskustelu kytkeytyy. Tämä ei välttämättä edellytä Polis-keskustelun tulosten käsittelyä toimielimissä. 

• Hakija sitoutuu suunnittelemaan ja toteuttamaan hankkeen viestinnän. Hakija dokumentoi ja viestii Polis-keskusteluiden konkreettisista ja suorista vaikutuksista osallistujille sekä laajemmalle yleisölle. Lisäksi hakija levittää hankkeesta saatuja oppeja sekä lisää relevanttien sidosryhmien ymmärrystä Polis-osallistumisalustan hyödyntämisestä osana päätöksentekoa. 

• Hakija esittää suunnitelman siitä, miten Polis-osallistumisalusta tai muut asukasosallistumisen keinot vakiinnutetaan säännölliseksi osallistumisen menetelmäksi organisaation päätöksenteossa ja palveluiden kehittämisessä. Hakija osoittaa, miten kunnan rakenteet ja toimintakulttuuri tukevat näiden menetelmien säännöllistä käyttöä Sitran rahoituksen jälkeen. 

• Hakija osoittaa, että organisaatiossa on riittävästi resursseja ja tukea Polis-alustan monipuoliseen hyödyntämiseen. 

Sitra käyttää valinnoissaan kokonaisharkintaa, jotta rahoitettavaksi valittavat hankkeet muodostavat keskenään monipuolisen ja toisiaan täydentävän kokonaisuuden (mm. alueellinen jakautuminen, kehittämistoimenpiteiden moninaisuus sekä käsiteltävien aiheiden sisältö). 

Valinnan tekevät Sitran asiantuntijat. Sitra varaa oikeuden haastatella hakijoita arviointiprosessin aikana sekä ehdottaa hankkeen muokkaamista tai kahden hankkeen yhdistämistä yhdeksi hankkeeksi.  

Sopimusneuvotteluihin eteneville hakijoille ilmoitetaan valinnasta sähköpostilla viimeistään 20.5.2025. 

Sitran rahoituspäätöksistä ei ole valitusoikeutta. 

• Sopimusluonnos  

• Rahoituksen käyttöehdot (pdf) 

• Hankesuunnitelmapohja (Word) 

• Kustannusraportointilomake