Seloste Henkilötietojen käsittelystä Polis-palvelussa

1. Rekisterinpitäjä

Sitra, Suomen itsenäisyyden juhlarahasto (y-tunnus 0202132-3).
Osoite: Itämerenkatu 11 – 13
PL 160, 00181 Helsinki
Puhelin: +358 294 618 991
Sähköposti: kirjaamo@sitra.fi

Tietosuojavastaava:

Janika Skaffari
Hallintoasiantuntija
kirjaamo@sitra.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Polis-palvelun käyttäminen osallistamisen työkaluna. Kohderyhmien osallistaminen Poliksessa perustuu nimettömyyteen. Polis-alusta kerää osallistujan IP-osoitteen, mikä mahdollistaa yhden osallistujan osallistumisen yhteen kyselyyn vain kerran yhdeltä laitteelta.  IP-osoite ei ole suoraan yhdistettävissä osallistujaan.

Poliksessa toteuttavien kyselyjen ylläpidossa hyödynnetään käyttäjätilejä. Käyttäjätilien yhteydessä käsitellään niiden ylläpitoon liittyviä henkilötietoja.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Yleinen etu

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Osallistujan IP-osoite kerätään palvelun teknistä toiminnallisuutta varten. IP-osoite ei ole suoraan yhdistettävissä osallistujaan.

Palvelun ylläpitäjien kohdalla IP-osoitteen lisäksi käsitellään käyttäjätilin käyttäjätunnusta sekä siihen yhdistettyä sähköpostiosoitetta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään

6. Henkilötietojen säilytysaika

Ylläpitäjän käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite poistetaan viimeistään 2 kuukautta kyselyn sulkeutumisen jälkeen. Palvelun käytöstä tallentuvat IP-osoitetiedot säilyvät yhden kuukauden ajan.

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille.

8. Tietojen siirto ja EU:n tai ETA:n ulkopuolisen maat

Rekisterinpitäjä siirtää henkilötietoja käsittelijöille, kuten palveluntuottajille. Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietojen siirtoperusteena käytetään EU:n komission mallisopimuslausekkeita tai komission päätöstä riittävästä tietosuojan tasosta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin on järjestetty siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

10. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

Yllä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Sitran kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@sitra.fi

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän uskoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen vastaisesti.