i innehållslistor eller på en innehållssida.
Potentialen med digitala fraktsedlar inom logistiksektorn är betydande. Användningen av dem kan ge betydande effektivitetsvinster för sektorn och öka transparensen i transportkedjorna.
Fraktsedlar är transportdokument som fungerar som transportavtal och bevis på att det transporterade godset har mottagits. För internationella transporter är det enligt lag obligatoriskt att använda fraktsedlar.
Digitaliseringen av transportdata förbättrar informationshanteringen för alla företag i transportkedjan och minskar det manuella arbetet med att behandla dokument. Allt detta gör företagen mer effektiva. Enligt en promemoria från Sitra (på finska, sammanfattning på svenska) skapas det i Finland årligen uppskattningsvis 30 miljoner fraktsedlar och 100 miljoner andra transportrelaterade dokument. De allra flesta av dessa dokument är i pappersformat.
Potentiella besparingar i hanteringskostnader
En studie som genomförts i Belgien har uppskattat kostnaden för att hantera en traditionell fraktsedel till 23 euro, medan den digitala motsvarigheten kostar endast 10 euro per dokument. Enligt Traficom skulle de potentiella besparingarna kunna bli ännu större: kostnaden för en digital fraktsedel skulle bara bli 1–2 euro per kopia om dataöverföringen mellan de olika systemen automatiserades. Potentialen i att digitalisera fraktsedlar kan ses som betydande både när det gäller att stärka Finlands ekonomi och företagens konkurrenskraft.
Det finns även andra fördelar med att digitalisera fraktsedlar. Genom att göra det möjligt att överföra transportdata från en aktör till en annan i transportkedjan kan både transportföretaget och fraktägaren övervaka transportprocesserna i realtid. Eventuella fel eller förseningar kan upptäckas och korrigeras snabbt.
EU:s eFTI-förordning (på engelska electronic freight transport information) om elektronisk godstransportinformation kommer att främja digitaliseringen av transportinformation under de kommande åren. Förordningen blir bindande i början av 2027.
Förordningen om elektronisk godstransportinformation
EU:s så kallade eFTI-förordning (electronic freight transport information) vägleder logistikföretag i att övergå till digitala fraktsedlar från pappersfraktsedlar.
Förordningen kommer att träda i kraft i början av 2027 och skapar ett enhetligt rättsligt ramverk enligt vilket myndigheter måste acceptera transportdata i elektronisk form. Detta kommer att förbättra informationsflödet mellan myndigheter, ekonomiska aktörer och företag inom unionen. För närvarande binder förordningen inga andra aktörer än myndigheter.
Försök utredde informationsutbytet mellan digitala transportdokument
Sitra har stött den digitala övergången i logistikbranschen genom att finansiera ett försök med digitala fraktsedlar. Det finska transportföretaget Flowertrucks Oy testade att använda digitala fraktsedlar för transport tillsammans med en samarbetspartner. Flowertrucks transporterar blommor, grönsaker och frukt från södra och mellersta Europa till Finland.
Syftet med pilotprojektet var att ta reda på vad digitaliseringen av transportdokument kräver av de olika aktörerna och vilka utmaningar som fortfarande måste lösas när det gäller informationsutbytet mellan olika aktörer.
I pilotprojektet deltog även det företag som Flowertrucks kör transporter för samt teknikföretagen Vediafi Oy och iToDEV (LT), som ansvarade för det tekniska genomförandet av pilotprojektet och analysen av dataöverföringens överensstämmelse med eFTI-förordningen. Försöket pågick från januari till augusti 2024.
Systemets mångfald är en utmaning
Pilotprojektet resulterade i praktiska lärdomar om kommersiella operatörers möjligheter och utmaningar när det gäller att införa digitala fraktsedlar och anpassa befintliga informationssystem till eFTI-kraven.
Deltagarna i pilotprojektet upplevde integrationen av aktörernas system och aktörernas olika kapacitet och förmåga att genomföra de lösningar som utvecklats i pilotprojektet som en utmaning.
Harmoniseringen av data innebar också utmaningar: samma uppgifter kunde märkas på olika sätt på olika ställen beroende på system och aktör. I ett system matades till exempel adressuppgifterna för mottagaren av frakten in som en enda teckensträng i ett fält, inklusive gatuadress, byggnadsnummer och postnummer. I ett annat system måste samma uppgifter matas in en och en i olika fält.
En lösning skulle kunna vara att standardisera transportdata på EU-nivå.
Pilotprojektet visade också att en testmiljö för systemen skulle vara användbar, eftersom ändringar i produktionsmiljön i utvecklingsskedet kan störa ett företags affärsverksamhet.
Vid digitaliseringen av uppgifterna i transportkedjorna är det också viktigt att komma ihåg att alla uppgifter i transportkedjan inte är relevanta för alla aktörer. Ett transportföretag använder till exempel inte själv lagrade uppgifter om varorna som transporteras, som temperaturmätningar av livsmedelstransporter, men de är väsentliga för kunden och visar om ett transportparti har förstörts.
Effektivare leveranskedja, bättre arbetstillfredsställelse
Pilotprojektet visade att digitaliseringen av transportdokumentationen gör transportkedjorna mer effektiva. Det finns många små transportföretag i Finland och ofta arbetar 1–2 personer med transportplaneringen. De kommer att behövas även i fortsättningen och för små aktörer kommer effektivitetsvinster inte nödvändigtvis att leda till mindre personalresurser.
Deltagarna i pilotprojektet ansåg dock att en ökad effektivitet skulle förbättra arbetets meningsfullhet och kvalitet i och med enklare och snabbare arbetsuppgifter för personalen. Ett team med en eller två personer som ansvarar för schemaläggningen av transporter kan till exempel hantera ett större antal transporter utan att kvaliteten försämras. Antalet mänskliga fel minskar när dokumenten inte behandlas manuellt av de olika aktörerna i transportkedjan.
Mer information om pilotprojektets skeden och lärdomar (på finska) finns på Vedias webbplats.
Inom Sitras projekt Data och konkurrenskraft har man länge samarbetat med logistikföretag och ekosystem för att utforska möjligheterna att dela och använda data för att lösa utmaningarna inom logistik och trafik. Sitra har som mål att främja en rättvisare dataekonomi och hjälpa företag att använda data mer effektivt.
