Finansieringsansökan: Kommuninvånarnas deltagande i planering av kommunens ekonomi

Utsikterna för den kommunala ekonomin kommer att förändras i grunden genom befolkningsmässiga förändringar och välfärdsområdena. Kommunerna slipper ansvaret för att anordna social- och hälsovårdstjänster och brand- och räddningsväsendet. Men den åldrande befolkningen och den regionala centraliseringen minskar ändå skatteintäkterna i många kommuner.

De kommuner som väljs genom finansieringsansökan får pröva en medborgarpanel som utses genom slumpmässigt urval. Panelen tar fram rekommendationer som beaktas då kommunens budget och ekonomiplan utarbetas. Det är således inte fråga om ett traditionellt försök med deltagande budgetering, där kommunens invånare endast bestämmer hur ett på förhand bestämt belopp ska användas i kommunen.

”Vi ser att kommunernas invånare genuint kan vara till hjälp vid planeringen av kommunens ekonomi som helhet. Medborgarpanelen ropar inte anonymt i de sociala medierna, utan överväger olika alternativ utifrån fakta och ger konkreta rekommendationer och bedömningar”, säger expert Pauli Saloranta som jobbar i projektet.

Kommuninvånarnas deltagande i planeringen av ekonomin har redan testats år 2023 i pilotprojekt i Sastmola och Pieksämäki. I S:t Karins och Mäntyharju har dessutom gjorts försök med ungdomsfullmäktiges deltagande i budgetprocessen.

Finansieringsansökan: Kommuninvånarnas deltagande i planering av kommunens ekonomi 2024 

Vi söker 2–3 kommuner för att testa nya sätt att engagera kommuninvånarna i att delta i planeringen av kommunens ekonomi. Denna sida innehåller information om villkoren och kriterierna för finansieringsansökan samt dess tidschema.

Finansieringsansökan är riktad till kommuner som vill förstärka sin ekonomiplanering med hjälp av invånare i kommunen. Det centrala är att deltagandet kopplas till den normala budgetprocessen, utfallsbaserad (outcomes) prövning av olika alternativ och beaktande av kommuninvånarnas rekommendationer då budgeten och ekonomiplanen görs upp.

Vad gör vi?

Sitra öppnar en finansieringsansökan där kommuninvånare deltar i planeringen av kommunens ekonomi för att stärka en långsiktig och hållbar ekonomisk förvaltning. I försöken används erfarenheterna från de pilotprojekt som genomförts år 2023 och internationella exempel.

Deltagandet ska vara kopplat till planeringen av ekonomin eller utvärderingen av dess genomförande till exempel i samband med upprättandet av budgetramar, en sammansatt budget, balanseringslösningar eller utvärderingsberättelsen eller på något annat sätt som stärker kommunens planering av sin ekonomi.

Sitras mål med försöken är att utveckla en ny operativ modell för att ta vara på kommuninvånarnas erfarenhet vid planering av ekonomin.

Hur?

I försöket utser kommunen genom slumpmässigt urval en kommuninvånarpanel som motsvarar kommunens befolkning. Panelens uppdrag är utifrån kommunens strategi i anslutning till den normala processen stödja uppgörandet av budgeten och ekonomiplanen för år 2025 eller utvärderingen av utfallet av kommunens ekonom år 2023.

Kommunen ger panelen en introduktion i kommunens ekonomiska lägesbild och utvecklingsutsikter. Panelen får tillgång till väsentliga ekonomiska data och övriga uppgifter som de behöver i en sammanfattande och begriplig form. Samtidigt behandlas de för kommunens ekonomi väsentliga frågorna som panelen önskas ta ställning till. Som bakgrundsinformation ges också en beskrivning av de övriga aktörerna i den lokala ekonomin som påverkar kommunens ekonomi, till exempel de största betalarna av samfundsskatt och de största arbetsgivarna.

Panelen överväger olika alternativ och tar ställning till valet av bästa åtgärder eller utvärderingen av tidigare åtgärder utifrån åtgärdernas utfall (outcomes). Som stöd för panelens arbete kan kommunen ordna öppna invånarkvällar eller webbenkäter på en lämplig webbplattform, till exempel Polis.

Kommunen förbinder sig att beakta panelens rekommendationer vid den normala budgetberedningen, publicera rekommendationerna innan budgeten behandlas och rapportera huruvida rekommendationerna påverkade budgetbeslutet.

Sitras finansiering och övriga stöd till projektet

Finansieringen från Sitra utgör högst 90 000 euro som fördelas på 2–3 olika kommuner som deltar i försöket. Storleken på det stöd som Sitra beviljar kan utgöra högst 50 procent av finansieringen av det projekt som kommunen genomför. 

Med den finansiering som beviljas utifrån finansieringsansökan och ett positivt finansieringsbeslut kan man endast täcka projektkostnader som definieras i bilagan för uppföljning och kostnader som gäller Sitras finansieringsprojekt. Sitra ersätter inte sökandena för några ansökningskostnader eller andra kostnader som gäller finansieringen.

Sitra stöder de projekt som finansieras med en finansieringsinsats som riktas till kommunens arbete och upphandlingar, med utbildning i panelmetoden och med kommunikation. De deltagande kommunerna får tillgång till erfarenheterna och rapporterna från försöken som gjordes år 2023.

Projektet får också stöd av det nationella utvecklingsnätverket som Sitra samordnar och som är öppet för alla kommuner och aktörer inom sektorn som är intresserade av temat. 

Hur deltar man?

Den sökande kan delta i finansieringsansökan med en eller flera olika ansökningar som uppfyller bedömningskriterierna. Sitra kan välja högst ett projekt per kommun för finansiering.

Ansökningens innehåll

Ansökan görs på ansökningsformuläret. Till ansökan fogas en preliminär projektplan och budget. Projektplanen är fritt formulerad och dess maximilängd är två (2) sidor. Av projektplanen ska åtminstone de omständigheter som uppfyller utvärderingskriterierna framgå.

Sökanden är ansvarig för att de uppgifter som ges Sitra är korrekta samt för att de inte kränker någon tredje parts rättigheter.

Utvärdering och godkännande av ansökningarna

Sitra utarbetar utifrån projektplanen, utvärderingskriterierna och den föreslagna budgeten en helhetsbedömning av Sitras beviljande av finansiellt stöd för projektet. Beviljandet av finansiering förutsätter att ett finansieringsavtal tecknas.

Sitra avgör vilka sökande som utses. Sitra kan anlita externa sakkunniga som stöd vid utvärderingen av ansökningarna.

Ansökningarnas utvärderingskriterier

Sitra utvärderar ansökningarna i enlighet med följande kriterier:

• Är tidschemat för kommunens planering och/eller utvärdering av ekonomin lämpligt, så att försöket kan genomföras år 2024?
• En översiktlig beskrivning av kommunens ekonomi och kommunens behov av kommuninvånarnas övervägande deltagande: För vilken utmaning eller vilket problem söks ett ställningstagande?
• Preliminär plan för genomförande av kommuninvånarpanelen, inklusive:
  • Genomförandet av det slumpmässiga urvalet och kallelsen till panelen
  • Tillräcklig introduktion till paneldeltagarna
  • Tillgängliga ekonomiska data och annan väsentlig information samt presentation av dem för paneldeltagarna i en begriplig form
  • Periodisering av arbetet och koppling av arbetet till processen för ekonomiplanering eller utvärdering av ekonomin
  • Facilitering av panelens arbete och utvärdering av förslagens konsekvenser
• Transparens: Hur beaktas kommuninvånarnas förslag i beredningen och beslutsfattandet och hur offentliggörs de för alla kommuninvånare?
• Innovativitet och nyhet: Metoden är för sökanden ett nytt sätt för medborgarinflytande i planeringen av kommunens ekonomi
• Etablering: Vilka möjligheter finns det enligt kommunens bedömning att använda den operativa modell som utvecklats i försöket och de lärdomar som försöket gett i anslutning till planeringen av kommunens ekonomi i fortsättningen?

Den sökande kan anlita tredje parter vid genomförandet av försöket, till exempel för sammanställande av panelen och facilitering av arbetet, visualisering av ekonomidata, analys av kommunens ekonomi, bedömning av konsekvenserna av paneldeltagarnas förslag eller uppgörande av de kalkyler som presenteras som stöd för dem.

Om projektet utnyttjar andra än kommunens egna lösningar för kalkyl, prognostisering, simulering och/eller visualisering av data ska den sökande bereda Sitra möjlighet att revidera lösningen under ansökningstiden. Den sökande ansvarar för att det material som revisionen förutsätter lämnas till externa utvärderare som Sitra meddelat i den omfattning och enligt det tidschema som Sitra förutsätter. Revisionen genomförs på ett sätt som säkerställer att affärshemligheter tryggas.

Hur går vi vidare?

1. Den sökande fyller i ansökningsformuläret och skickar det till Sitra (pauli.saloranta@sitra.fi). Till formuläret ansluts en fritt formulerad preliminär försöksplan (högst 2 sidor) samt ett ifyllt budgetformulär. Av försöksplanen ska åtminstone de omständigheter som uppfyller utvärderingskriterierna framgå. Du hittar ansökningsblanketter och mer detaljerade villkor på den finska webbplatsen.
2. Vi ordnar för sökanden så snabbt som möjligt ett distansmöte med Sitramedarbetare där vi närmare diskuterar ansökan och detaljerna i den eventuella finansieringen.
3. Sitra utser försöksdeltagarna enligt tidschemat. De sökande som utses till försöken gör upp en preciserad projektplan, utifrån vilken Sitra fattar finansieringsbesluten och ingår finansieringsavtal med den sökande.
4. Även de sökande som inte blir valda till försöken kallas till utvecklingsnätverket. Information om hur nätverket kommer att arbeta skickas separat.

Tidschema 

• Ansökningstiden är 20.10–10.11.2023
• Sitra ordnar vägledning om ansökningsförfarandet till kommuner som är intresserade av finansieringsansökan. Vägledningen ges på Teams eller per telefon enligt följande:
  • Tis 31.10 kl. 14–16, Ons 1.11 kl. 10.30–11.30 och 15–16, To 2.11 kl. 15–16
• Deltagande i vägledningen förutsätter förhandsanmälan per e-post
• Sitra utser de projekt som finansieras senast 24.11.2023
• Försöken inleds när de preciserade projektplanerna är godkända och finansieringsavtalet är undertecknat
• Försöken slutförs senast vid utgången av år 2024
• Resultatens offentlighet

Ansökningsblanketter och mer detaljerade villkor på den finska webbplatsen.