Jubileumsfonden för Finlands självständighet Sitras utlåtande till finansministeriet

Ärende: VN/5386/2020

Begäran om utlåtande om de strategiska målen för att utnyttja och öppna information

Strategiska mål för att öppna och utnyttja information

Den strategiska målsättningen för att utnyttja och öppna information är att fördjupa ledningen av informationspolitiken och göra öppen offentlig information till den bärande principen i hela informationspolitiken. De strategiska målen gäller aktörerna inom den offentliga förvaltningen i Finland och dessa har indelats i fyra temahelheter: 1) styrning, koordination och samarbete, 2) strategi och verksamhet, 3) informationshantering och 4) möjliggörare.

Sitra anser att de strategiska målen för att utnyttja och öppna information som helhet kan betraktas som värda att understödja och som nödvändiga.

De föreslagna målsättningarna och åtgärderna har effekt om de förverkligas, men de kräver koordinering, resurser samt konsekvens i lagändringarna och beslutsfattandet, framför allt när det gäller verkställandet.

Det är värdefullt att kundperspektivet framhävs. Även de andra centrala sakerna har beaktats, till exempel behovet av en koordinerande aktör och satsningarna på kunnande och teknologi.

På en allmän nivå ska dock följande saker beaktas:

För det första borde man i strategin inte bara öppna de offentliga informationsresurserna, utan också beakta hur den offentliga sektorn själv skulle kunna utnyttja andra informationsresurser än sina egna (c2b, b2g).

För det andra borde strategin sikta på framtiden, till exempel utifrån hur referensramen för EU:s datareglering utvecklas, och bättre iaktta möjligheterna med användningen av data som överskrider sektorsgränserna. I bästa fall kan strategin styra Finlands inflytandearbete i EU och visa exempel för hela EU.

Utöver de ovannämnda sakerna vill Sitra lyfta fram att det är lika viktigt att verkställa de redan befintliga linjerna som att godkänna den nya strategin. Man ska alltså uppmärksamma de befintliga strategierna, verksamhetsprogrammen och lagarna och ta dessa i bruk i full utsträckning.

Generellt sett är utmaningen att nya strategier upprättas innan de tidigare har ordentligt verkställts. Dessutom ska man även beakta att lagstiftningen redan nu ger många förutsättningar för att de offentliga informationsresurserna kan öppnas, men genomförandet eller efterlevnaden har inte varit på tillräcklig nivå. Ett bra exempel på detta är hur förutsättningarna för offentlighetslagen förverkligats, ett tema som gång efter gång dyker upp i kritiska sammanhang.

Som ett exempel kan vi nämna riktlinjerna i lagstiftningen och anvisningen om att information endast ska samlas in en gång och att denna information ska användas på samma sätt (t.ex. befolkningsdatasystemet) som i nuläget inte är verklighet. Information samlas in flera gånger (förvaltningsbörda) och myndigheterna använder information på ett sätt som bryter mot anvisningarna (varje myndighet agerar utifrån sin egen utgångspunkt och glömmer kundorienteringen). Det räcker alltså inte till med enbart en ny strategi, utan den befintliga lagstiftningen och de befintliga strategierna ska kunna verkställas bl.a. genom att uppdatera och precisera anvisningen och de bindande föreskrifterna för myndigheterna.

Sitra vill också betona betydelsen av medborgarnas möjligheter att delta och påverka som tryggas av grundlagen (GL 2 §). I 14 § i grundlagen konstateras det att ”det allmänna skall främja den enskildes möjligheter att delta i samhällelig verksamhet och att påverka beslut som gäller honom eller henne själv”. Denna skyldighet ska vara en bärande princip också när de offentliga informationsresurserna öppnas.

I denna fråga anser Sitra att i informationshanteringen i strategiutkastet presenteras på ett åtminstone delvis lite gammalmodigt sätt, som den övre ledningens informationsbehov. När det gäller demokratiskt beslutsfattande och förvaltning är det i första hand frågan om att utnyttja information för hela organisationen, inklusive medborgarna. Då är medborgarens roll inte enbart att använda tjänsterna, utan att också delta i beslutsfattandet (GL 2 §).

Informationen som ska utnyttjas vid ledning är också (ofta till och med främst) processinformation, inte substansinformation. Att den offentliga förvaltningens processdata öppnas är centralt när det grundlagsenliga demokratiska beslutsfattandet tryggas och utvecklas. Nu verkar tyngdpunkten ligga på att öppna andra data än processdata.

Som en central sak för strategin ska man komma ihåg att målet är att utnyttja offentlig information i vidare utsträckning än i nuläget och att detta sker när informationen öppnas.

Tema 1: Styrning, koordination och samarbete

Som helhet är målsättningarna värda att understödja och dessa kan i bästa fall effektivisera funktionerna, men själva utvecklingsarbetet kräver i och för sig tillräckliga resurser.

Modellen för nationell koordinering stödjer målsättningarna, förutsatt att modellens resurser är tillräckliga och att styrningsmodellen fungerar. Särskilt understödjer Sitra tanken att utnyttjandet och öppnandet av information ska anknytas till resultatavtal och budgetering, eftersom verksamheten då utvärderas gällande öppnandet av information regelbundet.

Att olika aktörer brett engageras i vägkartans planeringsprocess hjälper till med att engagera de olika intressentgrupperna i framtida utvecklingsåtgärder för vägkartan. Under processen ska man granska vilken god praxis som redan finns. Det är dock också bra att vara medveten om de befintliga utmaningarna med verkställandet av den nuvarande lagstiftningen hos olika myndigheter och fundera på hur vi undviker samma utmaningar denna gång.

Utöver nationell lagstiftning ska man även iaktta och försöka påverka det lagstiftningsarbete som baserar sig på EU:s datastrategi. Att aktivt och på förhand inverka på EU:s informationspolitik måste vara en del av vår nationella informationspolitik.

Sitra är också starkt för tanken att det finns brett samarbete över sektorsgränserna mellan den offentliga, privata och tredje sektorn samt internationellt så att informationen kan utnyttjas och öppnas. Vi behöver ett bredare perspektiv som inte enbart koncentrerar sig på offentliga aktörer och deras informationsresurser, och Finland ska också aktivt påverka EU:s linjedragningar.

Tema 2: Strategi och verksamhet

Målsättningen för kundorientering är väl värd att understödja. Det är dock nödvändigt att fastställa enhetliga utgångspunkter och principer för kundorientering. I genuin kundorientering planeras tjänsterna (också när det gäller att öppna information) så att tjänsteutbudet är proaktivt, inte reaktivt. Framför allt är det centralt att iaktta de olika användargrupperna och -behoven, från individuella medborgare till aktörer som behöver och utnyttjar omfattande informationsresurser.

I enlighet med principerna för god förvaltning ska de centrala ramverken för jämställdhet, tjänsternas synlighet och styrning skapas av rätt instanser.

Sitra anser att det bidrar till dataekonomins positiva effekter om det samhälleliga värdet av utnyttjandet av information identifieras och om informationsutnyttjandet införs i organisationernas strategi. När principerna för ansvarsfull användning av information och enhetliga processer tas i bruk, byggs det upp en kultur av att öppna och dela information.

Tema 3: Informationshantering

Sitra tar ställning till punkterna angående informationshantering på en allmän nivå.

I och med att lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen trädde i kraft lades JHS-systemet ner, (rekommendationerna för informationsförvaltning inom den offentliga förvaltningen), vars syfte var att harmonisera praxis för informationshantering inom den offentliga sektorn. Syftet med lagen som trädde i kraft 2020 är att främja harmoniseringen av informationshantering vid en digitalisering av verksamhetsmiljön. Den mest synliga ändringen var skyldigheten att producera en tydlig beskrivning av organisationens utvidgade informationshantering som stadgas i lagen om informationshantering.

Målsättningarna i punkt tre är viktiga men det är en lång process att förverkliga dem.

Centraliserade lösningar hjälper till med att hitta material men det kräver tid och tillräckliga resurser att bygga upp dessa. Det är viktigt att samarbeta med expertorganisationer och lära sig av utvecklingsarbetet för redan befintliga lösningar (t.ex. Findata).

Informationshanteringen påverkas även av de plattformar som används i informationsbehandlingen samt behandlingens arkitektur. Informationshanteringen ska snarare ställa krav på teknologin än bara nöja sig med att följa den tekniska utvecklingen.

Särskild uppmärksamhet bör också ägnas åt tjänsternas användbarhet och begriplighet så att medborgarna kan hantera, utnyttja och vidare överlämna information som samlas in om dem (egendata).

Något som också är centralt är att dataskydds- och datasäkerhetsriskerna identifieras och att det finns säker praxis för utnyttjandet och öppnandet av information.

Tema 4: Möjliggörare

Sitra tar ställning till punkt 4 på en allmän nivå.

Tillgången på resurser för att utnyttja och öppna information är såklart en utmaning med tanke på verksamhetsmiljöns utveckling. Även med tanke på kunnande behövs det tillräcklig och kontinuerlig utbildning i temat samt specialistkompetens och förtrogenhet på de olika nivåerna i organisationerna.

Man ska också granska hur man ser till att verksamheten är enhetlig genom hela den offentliga förvaltningen.

Förutom att man inom organisationerna ska avsätta tillräckliga resurser för att utnyttja information, för att förbättra informationens kvalitet, för att lagra den i lång tid och för att öppna den, bör man uppmärksamma det kunnande och den förmåga som dessa åtgärder kräver, vilket på ett berömvärt sätt har påpekats i punkt 4.3. Det behövs också utveckling av förståelse och kunnande i frågan om hur den offentlig sektorn även ska kunna utnyttja andra data än sina egna.

Att ansvaren definieras och riktas hjälper till i fortsatt arbete när man funderar på plattformar, utvecklingsmiljöer och verktyg som behövs för att utnyttja och öppna information.

Informationssuveränitet på nationell och EU-nivå kan också vara en möjliggörare.