Intressentregistret för evenemangsserien Sitras Demokratidrinkar

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för registret är:
Jubileumsfonden för Finlands självständighet (”Sitra”) (FO-nummer 0202132-3).

Kontaktperson i registerärenden:
Joel Lindqvist
Projektkoordinator, Digital makt och demokrati

Jubileumsfonden för Finlands självständighet (”Sitra”)
Adress: Östersjögatan 11 – 13, PB 160, 00181 Helsingfors
Telefon: +358 294 618 991
E-post: kirjaamo@sitra.fi

Dataskyddsombud:
Janika Skaffari
kirjaamo@sitra.fi

2. Registrets namn

Intressentregistret för evenemangsserien Sitras Demokratidrinkar.

3. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Sitra behandlar personuppgifter i syften som i lagen om Jubileumsfonden för Finlands självständighet (717/1990) konstateras höra till dess uppgifter och mål, till de delar som personuppgifterna är relaterade till evenemangsserien Demokratidrinkar som genomförs i samband med projektet Digital makt och demokrati som för sin del är förknippad med Sitras tema Demokrati och delaktighet, och till genomförandet av det nyhetsbrev som gäller evenemangsserien.

Demokratidrinkar är en evenemangsserie som Sitra ordnar med sina samarbetspartner. Evenemang hålls ungefär en gång i månaden och ansvaret för organiseringen cirkulerar. Alla samarbetspartner kan skicka inbjudningar till enskilda evenemang. Varje samarbetspartner som skickar inbjudningar skickar inbjudningarna självständigt till sina egna kund- och intressentgruppers representanter, utan att de inbjudnas personuppgifter delas med Sitra eller andra samarbetspartner. Sitra kan huvudsakligen inbjuda aktörer som hör till Sitras intressent- och marknadsföringsregister till evenemangen och behandlar dessa personuppgifter i enlighet med dataskyddsbeskrivningen för registret i fråga. Från den som får en inbjudan till Demokratidrinkar-evenemanget förväntas ingen anmälan till evenemanget, så deltagarnas uppgifter samlas inte och delas sålunda inte heller mellan de samarbetsaktörer som ordnar evenemanget.

Den som får en inbjudan till Demokratidrinkar-evenemanget erbjuds i inbjudan en möjlighet att ansluta sig till Sitras sändlista för Demokratidrinkar-nyhetsbrevet. Nyhetsbrevet skickas med regelbundna mellanrum och innehåller information om kommande Demokratidrinkar och eventuellt om andra demokratirelaterade teman. Nyhetsbrevet beställs via länken som finns i inbjudan med hjälp av en elektronisk plattform som används av Sitra. Detta register täcker personuppgifter förknippade med beställning och skickande av nyhetsbrevet och personuppgifterna behandlas i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning.

4. Rättslig grund för behandlingen

Sitra behandlar personuppgifter som specificeras i punkt 5 i dataskyddsbeskrivningen på grundval av samtycke. Samtycke till behandlingen av personuppgifter begärs i samband med beställningen av nyhetsbrevet om Demokratidrinkar-evenemangsserien.

5. Datainnehållet i registret (personuppgiftsgrupper som behandlas)

Registret innehåller följande personuppgifter om de registrerade

(a) personens (den registrerades) namn och e-postadress,

(b) språket som personen (den registrerade) använder,

(c) datainnehåll som samlats via uppföljningsegenskapen som ingår i nyhetsbrevstjänsten (uppföljning av vad personen (den registrerade) öppnat och klickat på),

(d) eventuellt personens (den registrerades) organisation och titel,

(e) eventuella andra uppgifter som personen (den registrerade) frivilligt gett till Sitras informationssystem, till exempel om personens kompetens eller yrkesmässiga eller annan bakgrund.

6. Regelmässiga informationskällor

Personuppgifter samlas in direkt från den registrerade personen i samband med beställningen av nyhetsbrevet om Demokratidrinkar-evenemangsserien.

7. Lagringstid för personuppgifterna

Personuppgifter om de registrerade som är kopplade till genomförandet av nyhetsbrevet förvaras under den tid som evenemangsserien Demokratidrinkar pågår.

Till övriga delar lagras uppgifterna som samlats i registret endast så länge och i den omfattning som behövs med tanke på de ursprungliga eller förenliga syften som personuppgifterna har samlats för.

Sitra bedömer regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifter enligt sin interna uppförandekod. Dessutom vidtar Sitra alla skäliga åtgärder som är möjliga för att säkerställa att personuppgifter som med tanke på syftet med behandlingen är inexakta, felaktiga eller föråldrade raderas eller korrigeras omedelbart.

8. Mottagare av personuppgifter (kategorier av mottagare) och regelbunden utlämning av uppgifter

Personuppgifter i registret överlämnas till Sitras underleverantörer som behandlar personuppgifterna för Sitras räkning när de producerar tjänsten som inkluderar beställningen och genomförandet av nyhetsbrevet för Sitra.

Till övriga delar lämnas personuppgifterna i registret inte ut till tredje part.

9. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Personuppgifter i registret överförs till länder utanför EU eller EES. Vid överföring av personuppgifter iakttar Sitra de standardavtalsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen och som gäller överföring av personuppgifter till tredjeländer, genomför vid behov andra vederbörliga skyddsåtgärder eller säkerställer att tillräckligt bra dataskyddsnivå garanteras i det tredje landet.

10. Principer för registerskyddet

Eventuella fysiska material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta lokaler som endast utnämnda personer har tillgång till på grund av sina uppgifter.

Databaserna som innehåller personuppgifter finns på servrar som förvaras i låsta lokaler och som endast utnämnda personer har tillgång till på grund av sina uppgifter. Servrarna är skyddade med en ändamålsenlig brandvägg och tekniska skyddsåtgärder.

Tillgång till databaserna och systemen sker endast med personliga användarnamn och lösenord som beviljas särskilt. Sitra har begränsat användarrättigheterna och -behörigheterna i fråga om datasystem och andra lagringsplattformar så att uppgifterna kan granskas och behandlas endast av de personer som måste göra det med tanke på den lagstadgade behandlingen. Därtill registreras användningen av databaserna och systemen i logguppgifterna för Sitras it-system.

Sitras anställda och övriga personer har förbundit sig vid att iaktta tystnadsplikt och sekretess i fråga om information de har erhållit genom behandling av personuppgifter.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har följande rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning:

(a) rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör personen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna samt följande uppgifter:

1. syftet med behandlingen;
2. de kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller;
3. de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut;
4. om möjligt, den förutsedda period under vilken personuppgifterna kommer att förvaras eller, om detta inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period;
5. den registrerades rätt att av den personuppgiftsansvarige begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter som gäller honom eller henne eller begränsning av behandling som rör den registrerade eller att invända mot behandling;
6. rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet;
7. om personuppgifter inte samlas in av den registrerade, alla tillgängliga uppgifter om uppgifternas ursprung; och
8. förekomsten av automatiserat beslutsfattande, och meningsfull information om logiken bakom samt betydelsen och de eventuella följderna av sådan behandling för den registrerade;

(b) rätt att när som helst återkalla sitt samtycke, utan att det påverkar lagligheten av den behandling som utförts på grundval av samtycket innan detta återkallande;

(c) rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade samt rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter;

(d) rätt att begära att den personuppgiftsansvarige raderar personuppgifter om den registrerade utan oskäligt dröjsmål i situationer som fastställs i EU:s allmänna dataskyddsförordning;

(e) rätt att begära att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen i situationer som fastställs i EU:s allmänna dataskyddsförordning;

(f) rätt att få ut de personuppgifter som gäller den registrerade och som den registrerade har tillhandahållit Sitra i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige som tillhandahållits personuppgifterna hindrar detta, om behandlingen grundar sig på sådant samtycke som avses i förordningen och behandlingen sker automatiserat;

(g) rätt att lämna in klagomål hos en tillsynsmyndighet om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som avser den registrerade strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Varje begäran som gäller tillgodoseendet av den registrerades rättigheter riktas till Sitras kontaktperson som nämns i punkt 1.

12. Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela de registrerade om detta per e-post. Förändringarna kan utgå till exempel från ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att ni bekantar er regelbundet med innehållet i dataskyddsbeskrivningen.