Digitalt planeringsverktyg för lagstiftningsprojekt

Lagstiftningsprocessen innehåller vissa utmaningar och flaskhalsar. I projektet utvecklades och testades ett digitalt projektledningsverktyg för behoven i lagberedningsarbetet och dess ledning. Projektet avslutades i juni 2024.

Vad handlar det om?

Lagstiftningsprocessen utgör en del av både statsrådets och riksdagens verksamheter. Processen har inte en specifik ägare, vilket försvårar utvecklingen av processen som helhet.

Det kan vara svårt för medborgarna att följa utarbetandet av lagar, och processen är inte alltid så transparent, särskilt i början av lagberedningsfasen.

Lagberedningsarbetet sker ofta under tidspress , och det finns inte tillräckligt med tid för att inkludera medborgarna. Utlåtandefristerna är dessutom ofta för korta eller infaller under semestermånaderna. Det leder även till en försämring av lagberedningens kvalitet. För riksdagens del koncentreras behandlingen av lagar till slutet av kalenderåret och riksdagsperioden, vilket kan leda till att lagar inte behandlas alls.

En välplanerad process leder till en bättre lagstiftning. En tidig planering av till exempel insamling av kunskapsunderlag, konsekvensbedömning och samråd med intressenter och medborgare är viktig för att säkerställa ett slutresultat av hög kvalitet.

En inkluderande lagberedning förbättrar inte bara lagarnas kvalitet, utan ökar även acceptansen av rättsakterna och förtroendet för beslutsfattandet.

Det finns tolv ministerier i Finland som arbetar relativt självständigt. Ministerierna har i hög grad sina egna rutiner och riktlinjer för lagberedningsarbetet, även om samarbeten förekommer. Arbetet utförs ofta under stor tidspress, och det är också därför det är nödvändigt att utveckla en smidigare process.

Det är möjligt att effektivisera lagstiftningsprocessen bland annat genom att utveckla dataanalyser, leda med hjälp av information och utnyttja digitaliseringens möjligheter.

I statsrådet arbetar man för närvarande med att utveckla organiseringen och ledningen av ministeriernas lagberedningsarbete och ministeriernas samarbete inom lagberedning.

Sitra vill vara med och utveckla de demokratiska processerna på statsrådsnivå och främja deras öppenhet för medborgarna.

Vad har vi gjort?

Enligt Sitras utredning finns det flera utmaningar och flaskhalsar i lagstiftningsprocessen. I Sitras projekt Beslutsfattandet förnyas har vi mellan 2021 och 2024 utvecklat lagstiftningsprocessen och ökat dess öppenhet.

I pilotprojektet Digitalt planeringsverktyg för lagstiftningsprojekt utvecklar och testar vi ett digitalt verktyg för projektledning inom lagberedning.

Planeringsverktygets syfte är att förbättra kvaliteten på lagberedningen genom att utveckla planeringen av enskilda projekt och effektivisera ledningen av dem i sin helhet.

Integrationen mellan de olika systemen som används i lagstiftningsprocessen kommer att spela en viktig roll i framtiden för att information ska vara lättillgänglig, bland annat som stöd till ledningen, nödvändig information ska vara synlig för medborgarna och användningen av systemen ska vara så enkel som möjligt för tjänstemännen.

Vilka deltog?

Pilotprojektets projektgrupp leddes av justitieministeriet medan statsrådets kansli, inrikesministeriet, kommunikationsministeriet, arbets- och näringsministeriet och miljöministeriet deltog.

Sammanlagt 30 tjänstemän från nio olika ministerier deltog i verktygspilotprojektet under testperioden april–maj 2024. Sammanlagt har 60 olika personer från tio olika ministerier deltagit i utvecklingen av verktyget under pilotprojektet.

Hur långt har vi kommit?

Sitra och statsrådet har i samarbete genomfört ett pilotprojekt med planeringsverktyget för lagstiftningsprojekt under projekttiden. Den tekniska delen har genomförts av Flovio Oy med finansiering från Sitra. Två öppna workshoppar och en möjlighet att testa pilotverktyget har ordnats för statsrådets tjänstemän .

Planeringsverktyget testades i april–maj 2024. Feedbacken på verktyget från testperioden har huvudsakligen varit positiv och neutral. Testanvändarna vill i framtiden ha verktyget som ett stöd i sitt arbete med planering och rapportering.

Under projektet har man fastställt vilka delar verktyget bör innehålla för att möta både lagberedarnas och de olika ministeriernas behov i så hög grad som möjligt. Det är inte ett generiskt projektledningsverktyg, utan ett verktyg som är särskilt anpassat för lagberedningsarbetet och så lätthanterligt som möjligt med beaktande av lagberedningsarbetets behov.

En central del i projektet har handlat om att fastställa lagstiftningsprojektens olika faser och uppgifter som utgör grunden för pilotverktygets uppbyggnad. Denna standardisering av de olika arbetsfaserna gör processen mer enhetlig och enklare att följa.

En implementering av verktyget skulle stödja lagberedarens arbetsplanering och projektens planering och uppföljning. Det skulle ge ministeriernas ledning en överblick och information om projektens tidsplaner, status och framsteg. Verktyget skulle även möjliggöra mer enhetliga arbetsformer och enhetlig rapportering i hela statsrådet.

Pilotprojektet inleddes i september 2023 och avslutades i juni 2024. Resultaten från pilotprojektet kan användas vid en eventuell utveckling och implementering av det konkreta planeringsverktyget.

Sitra har även testat generativ artificiell intelligens som ett stöd för utvecklingen av statsförvaltningen. I två olika pilotprojekt utvecklades finländska språkmodeller som ett stöd för lagberedningen för att med nya metoder effektivisera förberedelsearbetet och utlåtandeförfarandet.

Kontakta oss